Hysbysiad preifatrwydd

Sut mae Cyngor Abertawe yn defnyddio'ch data personol.

Manylion hunaniaeth a chyswllt y cyngor

Dyma'n cyfeiriad post:

Dinas a Sir Abertawe
Canolfan Ddinesig
Abertawe
SA1 3SN

Gallwch gysylltu â ni yma ar gyfer amrywiaeth o wasanaethau, neu drwy ffurflenni ar ein gwefan www.abertawe.gov.uk neu'n bersonol yn y Ganolfan Ddinesig.

Swyddog Diogelu Data'r cyngor sy'n ymdrin â sut caiff data ei drin, a gellir cysylltu ag ef yn diogelu.data@abertawe.gov.uk neu anfon llythyr ato yn y cyfeiriad uchod.

Fel awdurdod cyhoeddus, rhaid i ni gydymffurfio â'r holl ddeddfwriaeth berthnasol sy'n ymwneud â thrin data. Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (SCG) yw'r awdurdod goruchwylio yn y Deyrnas Unedig a sefydlwyd i sicrhau bod eich hawliau data'n cael eu cynnal.

Categorïau o ddata personol sydd gennym

'Prosesu' yw'r enw a roddir ar gael, cofnodi a thrin gwybodaeth bersonol.

Mae gennym amrywiaeth o gategorïau data gwahanol gan ddibynnu ar berthynas y cyngor â chi. Os ydych yn aelod o'r llyfrgell, efallai bod gennym eich enw a'ch cyfeiriad. Os ydych yn cael cefnogaeth drwy ein Gwasanaethau Cymdeithasol, efallai byddwn yn cadw mwy o ddata sensitif megis gwybodaeth am iechyd neu wybodaeth ariannol.

Sut mae adrannau'r cyngor yn casglu ac yn defnyddio eich data personol?

Cyngor Abertawe sydd â'r prif gyfrifoldeb am amrywiaeth eang o wasanaethau cyhoeddus ar draws ardal yr awdurdod lleol, ac mae'n angenrheidiol casglu data personol er mwyn gallu cyflwyno'r gwasanaethau hynny i breswylwyr.

Dyma rai enghreifftiau o sut rydym yn casglu eich data ac yn ei ddefnyddio:

Darparu gwasanaeth

Rydym yn cadw manylion pobl sy'n gofyn am wasanaeth er mwyn i ni ei ddarparu. Fodd bynnag, rydym yn defnyddio'r manylion hyn i ddarparu gwasanaeth y gofynnwyd amdano neu ar gyfer gwasanaethau tebyg eraill yn unig. Cesglir a defnyddir gwybodaeth bersonol pan fyddwn yn darparu gwasanaethau gofal cymdeithasol neu'n gweinyddu treth y cyngor, budd-daliadau tai, grantiau a gwasanaethau pwysig eraill i'r cyhoedd.

Gorfodi

Mae rhai adrannau'n casglu data personol o ganlyniad i weithgarwch gorfodi a wnaed gan y cyngor. Er enghraifft, cesglir data o'r fath gan ein hadran Diogelu'r Cyhoedd a'n hadrannau Priffyrdd wrth orfodi rheoliadau sy'n ymwneud â safonau masnach, tipio anghyfreithlon, priffyrdd a throseddau parcio.

Marchnata

Mae rhai adrannau'n darparu gwasanaethau dewisol ac yn eich gwahodd chi i gofrestru ar gyfer rhestrau postio er mwyn cael gwybod am eu gwasanaethau, cynigion arbennig neu weithgareddau sydd efallai o ddiddordeb i chi. Cesglir y data personol hwn pan fyddwch yn rhoi caniatâd eich bod am gael yr wybodaeth ddiweddaraf yn unig. Mae gennych yr hawl i ddad-danysgrifio neu ofyn i'ch data gael ei ddileu pan na fyddwch am dderbyn mwy o wybodaeth farchnata.

Recriwtio

Pan fydd unigolion yn cyflwyno cais i weithio i'r cyngor, byddwn yn defnyddio'r wybodaeth maent yn ei darparu i brosesu eu cais a monitro ystadegau cyfle cyfartal yn unig. Cedwir gwybodaeth bersonol am ymgeiswyr aflwyddiannus am 6 mis ar ôl cwblhau'r broses recriwtio, yna caiff ei dinistrio.

Unwaith bydd person wedi dechrau gweithio i'r cyngor, rydym yn llunio ffeil bersonél ar gyfer ei gyflogaeth. Cedwir yr wybodaeth yn y ffeil hon yn ddiogel a chaiff ei defnyddio at ddibenion sy'n berthnasol i'r gyflogaeth honno'n unig.

Cofrestru ar gyfer pleidleisio

Pan fydd person yn cofrestru i bleidleisio, bydd ei enw a'i gyfeiriad yn cael eu cynnwys ar y gofrestr etholiadol. Caiff dwy fersiwn o'r gofrestr eu creu a'u cyhoeddi bob blwyddyn. Mae'r Gofrestr Lawn ar gael i'w harchwilio dan oruchwyliaeth.

Nid yw'r Gofrestr Olygedig yn cynnwys enwau a chyfeiriadau pobl sydd wedi gofyn i gael eu heithrio o'r fersiwn hon o'r gofrestr. Gall unrhyw un brynu copi o'r gofrestr olygedig a'i defnyddio at unrhyw ddiben.

Ffynhonnell data personol

Bydd y rhan fwyaf o ddata personol sydd gennym amdanoch wedi'i ddarparu gennych chi'n uniongyrchol. Bydd adegau pan gesglir data personol amdanoch chi mewn ffyrdd eraill.

Bydd hyn yn cynnwys:

Pan fydd asiantaethau partner yn rhannu gwybodaeth â ni er mwyn darparu gwasanaeth cysylltiedig i chi.
Pan fyddwch yn symud i ardal ein hawdurdod lleol, gellir rhannu data o'ch awdurdod lleol blaenorol.
Pan fydd yr heddlu ac asiantaethau gorfodi'r gyfraith eraill yn rhannu gwybodaeth er mwyn i'r awdurdod lleol ddiogelu preswylwyr.
Pan fydd aelodau'r cyhoedd yn adrodd materion wrthym.
Lluniau CCTV o rai mannau cyhoeddus.

Pobl rydym yn rhannu data â nhw

Rydym yn rhannu data ag eraill er mwyn darparu gwasanaeth y gofynnwyd amdano neu wasanaeth statudol. Gallai'r sefyllfa hon godi pan fyddwn yn defnyddio asiantaeth arall i gyflwyno gwasanaeth ar ein rhan neu pan fyddwn yn cydweithio ag asiantaethau eraill.

Gall yr asiantaethau fod yn bartneriaethau rhanbarthol, Llywodraeth y DU, Llywodraeth Cymru, ysgolion a cholegau lleol a'r Gwasanaeth Iechyd Gwladol. Rydym hefyd yn darparu gwybodaeth ar adegau i'r sectorau preifat ac i elusennau pan fyddant yn rhan o gyflwyno gwasanaeth i ni.

Enghraifft o weithio ar y cyd

Cais am gymhorthion a chyfarpar i gynorthwyo defnyddiwr gwasanaeth hŷn. Byddai cais o'r fath yn wasanaeth y gellid ei gyflwyno ar y cyd gan ein timau Gofal Cymdeithasol, Iechyd a Thai yn ogystal â'r Gwasanaeth Iechyd Gwladol.

Enghraifft o wasanaeth y telir amdano

Rydym yn talu rhai sefydliadau i ddarparu gwasanaethau ar ein rhan megis darparwyr llety preswyl a gofal cartref. Mewn achosion o'r fath, darperir isafswm yr wybodaeth sy'n angenrheidiol iddynt er mwyn iddynt allu darparu gwasanaethau i chi ar ein rhan.

Trosglwyddo gwybodaeth i awdurdod lleol arall

Gellir darparu gwybodaeth bersonol amdanoch chi hefyd i awdurdodau lleol eraill. Enghraifft o hyn fyddai pan fyddwch wedi symud o un ardal i un arall ac mae'n angenrheidiol rhannu gwybodaeth er mwyn i'r gwasanaethau rydych yn eu derbyn barhau.

Trosglwyddo gwybodaeth yn ôl y gyfraith

Rydym hefyd yn rhannu gwybodaeth bersonol pan fydd yn rhaid i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith. Mae enghreifftiau'n cynnwys pan fydd rhaid i ni gyhoeddi materion i Lywodraeth Cymru neu adrodd amdanynt. Cynorthwyo asiantaethau gorfodi'r gyfraith i atal, canfod ac erlyn troseddau, diogelu buddiannau hollbwysig y person dan sylw neu gydymffurfio â Gorchymyn Llys.

Mynediad i wybodaeth gan gwmnïau preifat

Mewn rhai achosion, rydym yn rhannu gwybodaeth â chwmnïau preifat er mwyn iddynt weithredu fel prosesydd data ar ein rhan. Mae trefniadau o'r fath yn amodol ar gytundebau prosesu data gyda rheolau prosesu llym er mwyn cadw'r data'n ddiogel. Ar adegau, gall rhai cwmnïau'r sector preifat gael mynediad i ddata personol mewn ffordd a reolir yn llym er mwyn ymgymryd â gweithgarwch cynnal a chadw diffiniedig ar y system am gyfnod cyfyngedig.

Am ba hyd rydym yn cadw eich data

Ni chedwir data am gyfnod hwy nag sy'n angenrheidiol, ac mae'r cyngor yn dilyn canllawiau cyfreithiol ynghylch am ba hyd y cedwir gwybodaeth cyn iddi gael ei dinistrio.

Mae'r amserlen ar gyfer cadw data yn wahanol gan ddibynnu ar y math o ddata sydd dan sylw.

Trosglwyddo y tu allan i Ardal Economaidd Ewropeaidd

Nid ydym yn rhannu gwybodaeth bersonol y tu hwnt i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) yn rheolaidd. Gellir trosglwyddo data personol i wlad y tu hwnt i'r ardal hon os yw'r cyrchfan wedi bod yn destun penderfyniad digonolrwydd sy'n bodloni meini prawf penodol a bennwyd gan y Comisiwn Ewropeaidd yn unig. Felly ystyr hyn yw gallwn anfon gwybodaeth i wlad os yw'n bodloni safonau llym iawn yn unig. Os nad yw'r safonau hynny ar waith, ni fyddwn yn defnyddio'r gwasanaethau.

Ar yr achlysur prin y gallai eich gwybodaeth bersonol gael ei throsglwyddo y tu allan i'r AEE, cewch eich hysbysu ymlaen llaw, ar yr amod nad yw'n gwrthdaro â'r rhwymedigaeth gyfreithiol a roddir ar y cyngor.

Enghraifft o hyn yw pan fydd plant aelodau'r Lluoedd Arfog yn trosglwyddo i ysgolion y Lluoedd Arfog dramor ac mae eu data addysg yn cael ei drosglwyddo i'r awdurdod perthnasol: mae hyn hefyd yn berthnasol i blant teuluoedd eraill sy'n symud dramor lle mae parhad addysg y plentyn o'r pwys mwyaf.

Eich hawliau data

1. Yr hawl i gael gwybod.
Rhaid i ni fod yn gwbl dryloyw gyda chi wrth ddarparu gwybodaeth 'mewn ffordd gryno, dryloyw, ddeallus a hygyrch' ac mewn iaith glir. Ein hysbysiad preifatrwydd yw un o'r ffyrdd rydym yn ceisio rhoi gwybod i chi sut mae eich data'n cael ei drin.

2. Yr hawl i gael mynediad
Mae gennych yr hawl i gael mynediad i'ch gwybodaeth bersonol. I gael manylion am sut i gael mynediad i'ch gwybodaeth bersonol, ewch i .

3. Yr hawl i gael cywiriad
Mae gennych yr hawl heb oedi i ofyn am gywiriad neu ddiweddariad i ddata personol sy'n anghywir.

4. Yr hawl i atal prosesu
Gallwch ofyn i atal prosesu pan fydd cywirdeb y data personol yn cael ei herio. Golyga hyn y gallwn storio data personol yn unig ac ni cheir ei brosesu ymhellach ac eithrio mewn amgylchiadau cyfyngedig.

5. Yr hawl i wrthwynebu
Gallwch wrthwynebu rhai mathau o brosesu megis marchnata uniongyrchol. Mae'r hawl i wrthwynebu hefyd yn berthnasol i fathau eraill o brosesu megis ymchwil wyddonol, hanesyddol neu ddibenion ystadegol (er y gellir parhau i brosesu am resymau sydd o fudd i'r cyhoedd).

6. Hawliau o ran gwneud penderfyniadau a phroffilio awtomataidd
Mae'r gyfraith yn eich diogelu yn erbyn y risg o wneud penderfyniad a allai fod yn niweidiol heb ymyriad dynol. Nid yw'r hawl hon yn berthnasol mewn rhai amgylchiadau fel pan fyddwch yn rhoi eich caniatâd clir.

7. Yr hawl i drosglwyddo data
Pan fydd data personol yn cael ei brosesu ar sail caniatâd a thrwy ddull awtomataidd, mae gennych yr hawl i'ch data personol gael ei drosglwyddo'n uniongyrchol o un rheolwr data i un arall pan fydd hyn yn dechnegol bosib.

8. Yr hawl i ddileu neu 'yr hawl i gael eich anghofio'
Gallwch ofyn i'ch data personol gael ei ddileu gan gynnwys:
(i) pan na fydd y data personol yn angenrheidiol mwyach o ran y dibenion y'i casglwyd
(ii) nid ydych yn rhoi eich caniatâd mwyach, neu
(iii) rydych yn gwrthwynebu prosesu.

Mae'r Comisiynydd Gwybodaeth yn rheoleiddio trin data gan sefydliadau yn y DU ac yn gweithio i gynnal hawliau data dinasyddion. Mae'r wefan yn darparu mwy o wybodaeth am eich hawliau Gwefan Comisiynydd Gwybodaeth.

Tynnu caniatâd yn ôl

Os ydych wedi rhoi caniatâd i ddarparu eich gwybodaeth bersonol i ni ac rydych wedi newid eich meddwl ac nid ydych am i'r cyngor gadw a phrosesu eich gwybodaeth mwyach, rhowch wybod i ni. Cysylltwch â'r adran berthnasol i ddechrau. Dylai tynnu caniatâd yn ôl fod yr un mor hwylus â rhoi caniatâd yn y lle cyntaf. Os nad dyna yw'r achos gyda gwasanaeth penodol, mae'n bwysig eich bod yn rhoi gwybod i ni am eich anawsterau fel y gallwn unioni hyn.

Os ydych yn cael trafferth tynnu eich caniatâd yn ôl, cysylltwch â Swyddog Diogelu Data'r cyngor drwy e-bostio diogelu.data@abertawe.gov.uk neu drwy anfon llythyr i'r cyfeiriad a nodir ar frig y ddogfen hon.

Gwneud penderfyniadau a phroffilio awtomataidd

Nid yw'r cyngor yn gwneud penderfyniadau awtomataidd, ac felly bydd unrhyw benderfyniad a wneir gennym ni, sy'n effeithio arnoch chi, bob amser yn cynnwys ymyriad dynol. Ar adegau rydym yn cynnal gwaith proffilio er mwyn ein galluogi ni fel awdurdod lleol i dargedu gwasanaethau i'r rhai y mae angen help a chefnogaeth arnynt mewn cymdeithas ac a allai fod mewn perygl heb ein cymorth.

Yr hawl i gwyno am drin data

Mae'r cyngor yn pennu safonau uchel ar gyfer casglu data personol a'i ddefnyddio'n briodol. Felly rydym yn ymdrin ag unrhyw gwynion am drin data o ddifrif. Rydym yn eich annog i dynnu ein sylw at ddefnydd annheg o ddata, lle mae'n gamarweiniol neu'n amhriodol ac rydym hefyd yn croesawu awgrymiadau ar gyfer gwella.

Datrysiad anffurfiol

I ddechrau, gofynnir i chi geisio datrys materion trin data'n uniongyrchol gyda'r adran berthnasol. Gallwch hefyd gysylltu â'n Swyddog Diogelu Data diogelu.data@abertawe.gov.uk os byddwch yn cael problemau ceisio dod i gytundeb gyda'r is-adran berthnasol. Rydym yn ymroddedig i drin data'n briodol ac rydym yn hyderus y gallwn ddatrys y rhan fwyaf o faterion yn anffurfiol.

Datrysiad ffurfiol

Gallwch ofyn i'ch mater gael ei archwilio gan ein tîm cwynion drwy ein porthol ar-lein yn Gwneud cwyn neu drwy ysgrifennu i'r cyfeiriad canlynol:

Cwynion Corfforaethol
Dinas a Sir Abertawe
Neuadd y Ddinas
Abertawe
SA1 4PE

Os nad ydych yn fodlon o hyd yn dilyn cwyn fewnol, gallwch gyflwyno cwyn i'r Comisiynydd Gwybodaeth:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth - Cymru
2il Lawr
Tŷ Churchill
Ffordd Churchill
Caerdydd
CF10 2HH.

Close Dewis iaith

Addaswyd diwethaf ar 17 Hydref 2022