Pobl ifanc - sut rydym yn defnyddio'ch gwybodaeth (fersiwn hirach)

Pwy ydyn ni?

Cyngor Abertawe (Canolfan Ddinesig, Abertawe SA1 3SN, www.abertawe.gov.uk) a'ch ysgol chi ydym ni.

Pam mae angen gwybodaeth amdanoch chi arnom ni?

Weithiau bydd angen i ni wybod rhai pethau amdanoch chi, fel eich enw, eich pen-blwydd a pha ysgol rydych chi'n mynd iddi. Gelwir hyn yn ddata neu'ch gwybodaeth bersonol.

Mae angen i ni wybod hyn oherwydd ei fod yn ein helpu ni a sefydliadau eraill i gydweithio i'ch helpu i gael y dechrau gorau posib mewn bywyd, a'ch helpu gyda phethau a all fod yn digwydd o'ch cwmpas.

A oes hawl gennym gadw gwybodaeth amdanoch chi?

Oes, yn ôl y gyfraith. Y deddfau hyn yw'r rheolau y mae'n rhaid i ni eu dilyn pan fyddwn yn gweithio gyda chi. Mae'r rheolau yn llym a gall unrhyw un sy'n torri'r rheolau gael ei gosbi.

Y rheol bwysicaf yw na all unrhyw un weld eich gwybodaeth bersonol oni bai fod y gyfraith yn caniatáu iddo (eich athro dosbarth, er enghraifft).

Dyma rai o'r pethau y mae'r rheolau yn caniatáu i'r cyngor eu gwneud:

• Mae Cyngor Abertawe ac ysgolion yn cydweithio i gael yr addysg orau a'r cymorth mwyaf priodol i chi yn yr ysgol.
• Rydym yn helpu plant sy'n cael problemau gartref.
• Rydym yn trefnu cartref newydd i rai plant na allant aros gartref.
• Rydym yn amddiffyn plant rhag pobl neu bethau a allai eu brifo.

Mae'r rheolau hefyd yn dweud wrthym â phwy y gallwn (ac na allwn) rannu eich gwybodaeth.

Pa wybodaeth rydym ni'n ei gadw amdanoch chi?

Dim ond gwybodaeth amdanoch chi a'ch teulu sydd ei hangen arnom yr ydym yn ei chadw. Er enghraifft, i'ch helpu yn yr ysgol ac yn y cartref ac i helpu'ch teulu.

Rydym yn nodi'r hyn rydym yn ei wybod amdanoch chi ar gyfrifiadur ac ar bapur.  Dim ond rhai pobl sy'n cael gweld y pethau sydd wedi'u hysgrifennu amdanoch chi.

Pwy sy'n gweld pa wybodaeth?

Ar gyfer bron pob plentyn a pherson ifanc, ni fydd unrhyw berson unigol yn gwybod popeth amdanoch chi. Er enghraifft, bydd eich athro yn gweld eich gwaith cartref ond ni fydd nyrs yr ysgol yn ei weld.

Weithiau, os yw pethau wedi bod yn anodd i chi efallai y bydd angen i ni ofyn i bobl ychwanegol eich helpu. Gallai hyn fod oherwydd ei fod wedi bod yn anodd yn yr ysgol neu os oes problemau gartref.

Rydyn ni'n rhannu eich gwybodaeth i'n helpu i benderfynu sut y gallent eich helpu chi neu'ch teulu. Byddwn ond yn gwneud hyn os ydym o'r farn bod y broblem yn ddigon difrifol. Mae yna reolau gwahanol ynglŷn â sut gallwn rannu eich data â phobl eraill er mwyn eich helpu chi. Mae'r rheolau'n llym a rhaid i ni eu dilyn.

Dyma'r mathau o bobl y gellid rhannu eich gwybodaeth â nhw:

• Meddygon, nyrsys a staff gofal iechyd eraill
• Staff yn eich ysgol â chyfrifoldeb am eich lles, fel athro neu swyddog lles yr ysgol
• Os ydych chi'n ifanc iawn, staff yn eich lleoliad gofal dydd neu feithrinfa
• Gweithiwr cymdeithasol neu weithiwr ieuenctid

Mae'r holl bobl hyn yn hynod ofalus ynghylch pwy sy'n gweld eich gwybodaeth. Byddwn yn aml yn gofyn i chi neu'ch rhieni os bydd angen i ni rannu'r hyn rydym wedi'i ysgrifennu oni bai ei fod yn golygu na fyddwch yn ddiogel os byddwn yn ei rannu. Os yw rhywun yn ceisio edrych ar yr hyn a ysgrifennwyd amdanoch heb ganiatâd, gall fynd i drafferth ddifrifol.

Weithiau, mae'n bosib y bydd angen i ni rannu gwybodaeth â phobl sy'n gweithio i Lywodraeth Cymru y mae angen iddynt ddeall y gwaith rydym yn ei wneud, neu i helpu pobl â'u hymchwil. Os gwnawn hyn, byddwn ond yn rhannu rhai pethau. Ni fyddwn yn cynnwys eich enw na'ch cyfeiriad.

Pan fyddwch yn symud o un ysgol i'r llall, byddwn yn anfon rhywfaint o wybodaeth amdanoch chi i'ch ysgol newydd, fel y bydd yn gwybod pwy ydych chi ac yn gallu parhau i gefnogi'ch dysgu. Rhaid i ni hefyd anfon rhywfaint o wybodaeth amdanoch chi i sefydliadau eraill pan fydd y gyfraith yn dweud bod yn rhaid i ni. Os ydych chi wedi gweithio gyda'r Gwasanaethau Cymdeithasol, efallai y bydd angen iddynt rannu eich cofnodion â chyngor arall os byddwch yn symud i'w ardal.

Am ba mor hir fyddwn yn cadw'ch gwybodaeth?

Mae'r rheolau newydd yn esbonio na chawn gadw gwybodaeth yn hwy nag y mae ei hangen arnom. Weithiau, mae hyn yn golygu cadw gwahanol fathau o wybodaeth am wahanol gyfnodau o amser.

Os yw plant a theuluoedd wedi cael ychydig o gymorth neu gyngor ychwanegol gan y cyngor, yna ni fyddem yn cadw gwybodaeth am fwy na deng mlynedd fel arfer. Pe bai pethau'n fwy difrifol, mae'n bosib y byddwn yn cadw gwybodaeth am 35 mlynedd. Os cawsoch eich rhoi mewn gofal (megis gofal maeth) yna cedwir eich cofnodion am 75 mlynedd, neu 100 mlynedd os cawsoch eich mabwysiadu hefyd.

Pa hawliau sydd gennych chi am sut rydym yn defnyddio'ch gwybodaeth?

• Eich hawl i wybod sut mae gwybodaeth amdanoch yn cael ei defnyddio

Rhaid i ni ddweud wrthych pam ein bod yn cadw gwybodaeth amdanoch chi, am ba hyd a phwy arall allai ei gweld.

• Eich hawl i weld eich gwybodaeth

Gallwch weld rhywfaint o wybodaeth amdanoch chi ond mae'n bosib na chewch weld popeth oherwydd y gwahanol reolau y mae'n rhaid i ni eu dilyn.

• Eich hawl i gywiro camgymeriadau yn eich gwybodaeth

Os ydym wedi gwneud camgymeriad wrth i ni gasglu gwybodaeth amdanoch chi, gallwch ofyn i ni ei gywiro.

Byddwn hefyd yn sicrhau ein bod yn egluro'r camgymeriad i unrhyw un arall sydd wedi gweld yr wybodaeth anghywir.

·         Eich hawl i gael eich gwybodaeth wedi'i dinistrio

Ni ellir dinistrio'r rhan fwyaf o'r wybodaeth yr ydym yn ei chadw amdanoch chi nes bod y cyfnod cywir o amser wedi mynd heibio. Fodd bynnag, gallwch ofyn i ni a wnawn ni ddinistrio unrhyw wybodaeth a gedwir amdanoch. Byddwn yn penderfynu a ddylid gwneud hynny a byddwn yn rhoi gwybod i chi beth rydym yn ei benderfynu.

Efallai y bydd gennych yr hawl hon pan fyddwch chi'n ymdrin â sefydliadau eraill.

·         Eich hawl i ofyn i ni roi'r gorau i ddefnyddio'ch gwybodaeth

Gallwch ddweud wrthym os nad ydych yn hapus â'r ffordd rydym yn defnyddio'ch gwybodaeth. Bydd angen i chi esbonio wrthym pam nad ydych chi am i'ch gwybodaeth gael ei defnyddio gennym ni. Bydd yn rhaid i ni ystyried eich dymuniadau a rhoi gwybod i chi beth rydym yn ei benderfynu.

Hawliau eraill

Ni fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth at ddefnydd masnachol.Nid ydym byth yn defnyddio cyfrifiaduron i wneud penderfyniadau amdanoch chi. Gwneir penderfyniadau gan bobl fel gweithwyr cymdeithasol neu eich athrawon bob amser.

Beth os ydych chi am gwyno, gwybod mwy, neu os ydych chi'n poeni am hyn?

Os ydych chi'n anfodlon ynghylch yr hyn rydym wedi'i ysgrifennu amdanoch chi neu os ydych chi'n anfodlon ar yr hyn rydym yn ei wneud gyda'ch gwybodaeth neu os ydych chi am gwyno am sut rydym yn trafod eich gwybodaeth, gallwch ysgrifennu atom neu anfon e-bost atom.

Gallwch hefyd siarad â'ch rhieni, athro, gofalwr maeth neu weithiwr cymdeithasol.

Byddwn yn edrych ar pam eich bod yn anhapus ac yn rhoi gwybod i chi beth rydym yn ei benderfynu.

Mae gennym swyddog diogelu data. Ei waith yw ein helpu ni i gyd i barhau i weithio o fewn y rheolau. Dyma ei gyfeiriad e-bost diogelu.data@abertawe.gov.uk.

Os na all Cyngor Abertawe neu'ch ysgol ddatrys eich cwyn, gallwch gysylltu â Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth Cymru ar 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH.

Ffoniwch 0330 414 6421 i siarad â'r tîm.
E-bost: cymru@ico.org.uk
Rydym yn croesawu galwadau yn Gymraeg.