Hysbysiad preifatrwydd: gwybodaeth a gedwir am ddisgyblion

Pwnc

I fodloni gofynion Deddf Diogelu Data 2018, mae'n ofynnol i ysgolion roi Hysbysiad Preifatrwydd i ddisgyblion a/neu rieni sy'n crynhoi'r wybodaeth sy'n cael ei chadw ar gofnod am ddisgyblion, y rhesymau pam ei bod yn cael ei chadw, a manylion y trydydd partïon y ceir trosglwyddo'r wybodaeth honno iddynt.

Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn rhoi gwybodaeth am gasglu a phrosesu gwybodaeth bersonol disgyblion, a gwybodaeth am eu perfformiad, Lywodraeth Cymru, Cyngor Abertawe (yr Awdurdod Lleol)ac ysgolion.

Casglu gwybodaeth bersonol

Mae'r ysgol yn casglu gwybodaeth am ddisgyblion a'u rhieni neu warcheidwaid cyfreithiol wrth iddynt gofrestru gyda'r ysgol. Mae'r ysgol hefyd yn casglu gwybodaeth ar adegau allweddol eraill yn ystod y flwyddyn ysgol. Bydd yr ysgol hefyd yn cael gwybodaeth o ysgolion eraill pan fydd disgyblion yn symud ysgol.

Mae'r ysgol yn defnyddio'r wybodaeth a gesglir i weinyddu'r addysg y mae'n ei darparu i ddisgyblion. Er enghraifft:

• darparu gwasanaethau addysgol i unigolion;
• monitro ac adrodd am gynnydd addysgol y disgyblion;
• darparu gwasanaethau lles, gofal bugeiliol a gwasanaethau iechyd;
• rhoi cefnogaeth ac arweiniad i ddisgyblion, rhieni a gwarcheidwaid cyfreithiol;
• trefnu digwyddiadau a theithiau addysgol;
• cynllunio a rheoli'r ysgol.

Llywodraeth Cynulliad Cymru a'r Awdurdod Lleol (ALI)

Fel arfer, caiff Llywodraeth Cynulliad Cymru wybodaeth am ddisgyblion fel rhan o'r hyn a adweinir fel Cyfrifiad Ysgolion Blynyddol ar Lefel Disgyblion (CYBLD). Mae Llywodraeth Cynulliad Cymru yn defnyddio'r wybodaeth bersonol hon at ddibenion ymchwil (sy'n cael ei chynnal yn y fath fodd sy'n sicrhau na ellir adnabod disgbylion unigol) ac at ddibenion ystadegol, i lywio a gwella polisi addysg, a dylanwadu arno, ac i fonitro perfformiad y gwasanaeth addysg yn ei chyfanrwydd. Cewch enghreifftiau o'r mathau o ystadegau a gynhyrchir yn: Cymru.gov.uk/ystadegauYn agor mewn ffenest newydd

Mae'r ALI hefyd yn defnyddio'r wybodaeth bersonol a gesglir drwy gyfrwng y CYBLD i gynnal ymchwil. Mae'n defnyddio canlyniadau'r ymchwil i wneud penderfyniadau ynghylch polisi ac ariannu ysgolion, i asesu perfformiad ysgolion, ac i'w helpu i osod targedau. Caiff yr ymchwil ei chynnal yn y fath fodd fel na ellir adnabod disgyblion unigol.

Yn ogystal, caiff Llywodraeth Cynulliad Cymru ac ALIau wybodaeth ynghylch asesiadau'r Cwricwlwm Cenedlaethol a chanlyniadau Arholiadau Cyhoeddus a data ar bresenoldeb ar lefel disgyblion.

Gwybodaeth bersonol a gedwir

Dyma'r math o wybodaeth bersonol a gedwir:

• manylion personol megis enw, cyfeiriad, dyddiad geni, cod adnabod y disgybl a manylion cyswllt rhieni a gwarcheidwaid;
• gwybodaeth am berfformiad mewn asesiadau ac arholiadau mewnol a chenedlaethol;
• gwybodaeth am dras ethnig a chenedligrwydd disgyblion (dim ond er mwyn paratoi dadansoddiadau ystadegol cryno y defnyddir yr wybodaeth hon);
• manylion am statws mewnfudo disgyblion (dim ond er mwyn paratoi dadansoddiadau ystadegol cryno y defnyddir yr wybodaeth hon);
• gwybodaeth feddygo sydd ei hangen i gadw'r disgyblion yn ddiogel tra bônt dan ofal yr ysgol;
• gwybodaeth am bresenoldeb ac am unrhyw gamau disgyblu a gymerwyd;
• gwybodaeth am unrhyw gysylltiad rhwng y gwasanaethau cymdeithasol a disgyblion unigol, lle bo angen gwybod hynny er lles y disgybl.

Cyrff a gaiff rannu gwybodaeth bersonol

Caiff yr Ysgol, yr AALI a Llywodraeth Cynulliad Cymru rannu'r wybodaeth a gedwir am ddisgyblion, eu rhieni neu eu gwarcheidwaid cyfreithiol gyda chyrff eraill pan fydd y gyfraeth yn caniatáu hynny, er enghraifft, gyda:

• chyrff addysgol a chyrff hyfforddi eraill, gan gynnwys ysgolion, pan fydd disgyblion yn gwneud cais i fynd ar gyrsiau, i gael hyfforddiant, i symud ysgol neu pan fyddant yn gofyn am gyngor ar gyfleoedd;
• cyrff sy'n gwneud ymchwil ar ran Llywodraeth Cynulliad Cymru, yr ALI a'r ysgolion, cyhyd ag y cedwir yr wybodaeth yn ddiogel;
• llywodraeth ganolog a llywodraeth leol at ddibenion cynllunio a darparu gwasanaethau addysgol;
• gwasanaethau cymdeithasol a sefydliadau iechyd a lles eraill pan fo angen rhannu gwybodaeth er mwyn amddiffyn a chefnogi disgyblion unigol;
• gwahanol gyrff rheoleiddio, megis ombwdsmyn ac awdurdodau arolygu, pan fo'r gyfraith yn dweud bod yn rhaid trosglwyddo'r wybodaeth honno er mwyn iddynt allu gwneud eu gwaith.

Mae gan ddisgyblion hawliau penodol o dan y Ddeddf Diogelu Data, gan gynnwys hawl gyffredinol i gael gweld data personol a gedwir amdanynt gan unrhyw 'reolydd data'. Rhagdybir, erbyn bod plant yn 12 mlwydd oed, eu bod yn ddigon aeddfed i ddeall eu hawliau ac i gyflwyno cais eu hunain i weld yr wybodaeth, os ydynt yn dymuno gwneud hynny. Fel arfer, os yw'r plentyn yn iau, disgwylir i riant wneud cais ar ran y plentyn.

Os ydych am gael gweld eich data personol, neu ddata eich plentyn, cysylltwch yn ysgrifenedig â'r sefydliad perthnasol. Gellir cael manylion y sefydliadau hyn ar y wefan ganlynol (Gwefan yr ysgol neu'r ALI) neu, yn achos disgyblion/rhieni lle nad yw hynny'n ymarferol, gellir cael copi caled o'r ysgol.

Disgyblion 14 oed neu Hŷn

Bydd yr wybodaeth a ddarperir gennych yn cael ei defyddio gan Brif Weithredwr yr Asiantaeth Ariannu Sgiliau i greu Rhif Unigrywi'r Dysgwr (ULN) ar eich cyfer, ac i greu eich Cofnod Dysgu Personol. Gellir gweld mwy o wybodaeth am y ffordd y caiff eich gwybodaeth ei phrosesu a'i rhannu yn: Learning Records Service (Yn agor ffenestr newydd).

Ffynonellau eraill o wybodaeth

Mae diogelwch gwybodaeth yn bwysig iawn i Lywodraeth Cynulliad Cymru, yr ALI a'r Ysgol, ac mae ganddynt lawer o weithdrefnau yn eu lle i gyfyngu i'r eithaf ar unrhyw berygl i ddiogelwch gwybodaeth.

Bydd Llywodraeth Cynulliad Cymru, yr ALI a'r Ysgol yn ymdrechu i sicrhau bod yr wybodaeth a gedwir yn gywir bob amser. Ni fydd gwybodaeth bersonol yn cael ei hanfon y tu allan i'r Deyrnas Unedig.

Eich hawliau o dan Ddeddf Diogelu Data 2018

Mae Deddf Diogelu Data 2018 yn rhoi rhai hawliau i unigolion o ran yr wybodaeth bersonol a gedwir amdanynt gan unrhyw gorff. Ymhlith yr hawliau hyn mae:

• yr hawl i ofyn am weld a chael copïau o'r wybodaeth bersonol a gedwir amdanoch chi, er y gellir weithiau gyfiawnhau atal peth gwybodaeth;
• yr hawl, mewn rhai amgylchiadau, i atal gwybodaeth bersonol rhag cael ei phrosesu os byddai hynny'n peri niwed neu ofid;
• yr hawl i ofyn i'r corff gywiro gwybodaeth sy'n anghywir;
• yr hawl i ofyn am iawndal os nad yw corff yn cydymffurfio â Deddf Diogelu Data 2018 a'ch bod yn dioddef niwed yn bersonol;
• mewn rhai achosion efallai y bydd gan riant neu warcheidwad cyfreithiol y disgybl hawl i dderbyn copi o ddata personol a gedwir am ddisgybl sy'n gyfreithiol dan eu gofal. Bydd achosion o'r fath yn cael eu hystyried yn unigol lle bernir nad oes gan yr unigolyn ddigon o ddealltwriaeth o'i hawliau o dan y Ddeddf.

Mae gennych hawl hefyd i ofyn i'r Comisiynydd Gwybodaeth, sy'n gorfodi ac yn goruchwylio Deddf Diogelu Data 2018, asesu a yw'n debygol bod yr wybodaeth bersonol wedi cael ei phrosesu yn unol â darpariaethau'r Ddeddf.

Gofyn am ragor o wybodaeth

I gael rhagor o wybodaeth am yr wybodaeth bersonol a gesglir ac am y defnydd a wneir ohoni, os ydych yn pryderu ynghylch pa mor gywir yw'r wybodaeth honno, neu os ydych yn dymuno defnyddio eich hawliau o dan Ddeddf Diogelu Data 2018, dylech gysylltu â:

• yr ysgol
• eich ILI ar: 01792 636535
• Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cynulliad Cymru yn, Llywodraeth Cynulliad Cymru, Parc Cathays, Caerdydd, CF10 3NQ
• gallwch ffonio llinell gymorth swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ar 01625 545745
• ceir gwybodaeth hefyd yn Information Commissioner's Office (Yn agor ffenestr newydd)