Polisi recordio galwadau

1. Diben

Diben y polisi hwn yw amlinellu'r canllawiau a'r gweithdrefnau ar gyfer recordio galwadau ffôn yng Nghyngor Abertawe. Mae'r polisi hwn yn sicrhau cydymffurfio â gofynion cyfreithiol ac yn hyrwyddo tryloywder ac ymddiriedaeth gyda'n defnyddwyr gwasanaeth a'n gweithwyr.

Mae preswylwyr yn aml yn darparu adborth gwerthfawr yn ystod galwadau. Mae cofnodi'r rhyngweithiadau hyn yn caniatáu i'r cyngor gofnodi'r adborth hwn a gweithredu arno, gan arwain at welliant parhaus mewn gwasanaethau. Yn ogystal, mae recordiadau galwadau'n helpu i gynnal cysondeb mewn gwasanaeth cwsmeriaid. Mae hyn yn arwain at brofiad cwsmeriaid unffurf a dibynadwy i breswylwyr.

Bydd yr hysbysiad preifatrwydd corfforaethol yn cael ei ddiweddaru i adlewyrchu'r polisi recordio galwadau hwn.

2. Cwmpas

Mae'r polisi hwn yn berthnasol i holl weithwyr, contractwyr, gwirfoddolwyr a darparwyr gwasanaethau'r trydydd parti sy'n ymdrin â chyfathrebiadau ffôn ar ran Cyngor Abertawe neu'n cymryd rhan ynddynt

3. Datganiad Polisi

3.1 Recordio Galwadau

Gellir recordio pob galwad ffôn a wneir i Gyngor Abertawe neu o'r cyngor at ddibenion darparu gwasanaethau, sicrhau ansawdd, hyfforddiant a chydymffurfio.

3.2 Hysbysu

Hysbysir galwyr ar ddechrau'r alwad fod y sgwrs efallai'n cael ei recordio. Bydd yr hysbysiad hwn yn cael ei gynnwys yn y cyfarchiad awtomataidd neu ei ddarparu gan y gweithiwr ar ddechrau'r alwad.

3.3 Cydsynio

Drwy barhau â'r alwad ar ôl yr hysbysiad, mae'r galwr yn cydsynio i'r recordiad. Os nad yw'r galwr yn cydsynio, efallai bydd yn dewis dod â'r alwad i ben neu'n gofyn am ddull cyfathrebu amgen.

4. Defnyddio Recordiadau

4.1 Sicrhau Ansawdd a Hyfforddiant

Bydd galwadau wedi'u recordio'n cael eu defnyddio ar gyfer darparu gwasanaethau ac i fonitro a gwella ansawdd gwasanaeth cwsmeriaid ac at ddibenion hyfforddi.

4.2 Cydymffurfio a Gofynion Cyfreithiol

Gellir adolygu recordiadau i sicrhau cydymffurfio â darpariaeth gwasanaeth, gofynion cyfreithiol a rheoleiddiol a pholisïau'r cyngor.

4.3 Cyfrinachedd

Caiff pob recordiad ei drin yn gyfrinachol a'i storio'n ddiogel. Bydd mynediad at recordiadau'n cael ei gyfyngu i bersonél awdurdodedig yn unig ar sail 'angen gwybod'.

5. Cadw a Gwaredu

Bydd galwadau wedi'u recordio'n cael eu cadw am gyfnod o chwe mis a chânt  eu dileu'n ddiogel wedi hynny. Bydd ceisiadau am wasanaeth a gwybodaeth gan alwyr yn cael eu cofnodi ar systemau adrannol yn ystod y galwadau.

6. Cyfrifoldebau'r Gweithiwr

Mae gweithwyr yn gyfrifol am ddweud wrth alwyr am y polisi recordio a sicrhau bod recordiadau'n cael eu defnyddio a'u storio'n unol â'r polisi hwn.

7. Cydymffurfio

Bydd cydymffurfio â'r polisi hwn yn cael ei fonitro o bryd i'w gilydd ac adroddir wrth y Bwrdd Llywodraethu Gwybodaeth am y canfyddiadau.

8. Adolygiad a Diwygiadau

Adolygir y polisi hwn yn flynyddol a gellir ei ddiwygio yn ôl yr angen i sicrhau cydymffurfio â gofynion cyfreithiol ac arferion gorau.

9. Trefniadau Llywodraethu

Mae'r trefniadau llywodraethu ar gyfer recordio galwadau yng Nghyngor Abertawe fel a ganlyn:

• Bwrdd Llywodraethu Gwybodaeth: Bydd yn monitro cydymffurfio â'r polisi hwn ac yn adolygu arferion recordio galwadau'n rheolaidd.
• Rolau a Chyfrifoldebau: Bydd rolau a chyfrifoldebau penodol yn cael eu neilltuo i sicrhau bod y polisi recordio galwadau'n cael ei weithredu a'i ddilyn yn briodol, gan  gynnwys swyddogion data a gwybodaeth, swyddogion cydymffurfio a staff cefnogi TG.
• Adrodd: Bydd adroddiadau rheolaidd am weithgareddau recordio galwadau, statws cydymffurfio ac unrhyw ddigwyddiadau'n cael eu llunio a'u hadolygu gan y Bwrdd Llywodraethu Gwybodaeth.
• Rheoli Risgiau: Bydd cofnod risgiau ar waith i nodi, asesu a lliniaru unrhyw risgiau sy'n gysylltiedig ag arferion recordio galwadau.
• Gwelliant Parhaus: Bydd y polisi a'r arferion recordio galwadau'n cael eu hasesu a'u gwella'n barhaus yn seiliedig ar adborth, archwiliadau a newidiadau mewn gofynion rheoleiddio.