BOPA - sut i wneud cais

Os yw'r plentyn yn cael eu talu, neu os oes unrhyw un arall yn derbyn taliad am i'r plentyn gymryd rhan, NID yw BOPA yn briodol ac mae'n rhaid gwneud cais am drwydded. Os yw'r perfformiad o dan sylw o fath lle byddai disgwyl fel rheol i blentyn dderbyn taliad, dylai'r awdurdod lleol gwestiynu'r diffyg taliad a gallant ddod i'r casgliad nad yw BOPA yn briodol o dan yr amgylchiadau.

Os oes angen cyfnod o absenoldeb o'r ysgol, yna unwaith eto, ni fydd BOPA yn briodol a bydd angen gwneud cais am drwydded, ond gweler Atodiad A.

Os bodlonir y meini prawf uchod, dylai'r sefydliad fynd at yr awdurdod lleol lle mae'r perfformiad yn digwydd i drafod gwneud cais am BOPA a chwblhau'r cais am BOPA, y ffurflen amodau cymeradwyo a'r Rhestri Wirio Diogelu.

Dylai'r sefydliad wneud cais i'r awdurdod lleol mewn da bryd er mwyn iddynt gael digon o amser i asesu'r cais a gofyn am wybodaeth bellach pe bai angen. Awgrymir y byddai 21 diwrnod yn unol a'r rheoliadau yn gyfnod rhesymol o amser.

Fel y nodir eisoes, penderfyniad yr awdurdod lleol yw p'un a ddylid rhoi cymeradwyaeth Corff o Bersonau, a bydd angen i'r sefydliad ddarparu tystiolaeth o'r canlynol:

• Polisiau a gweithdrefnau diogelu clir, cadarn sydd wedi'u llwyr ymgorffori ar waith.
• Swyddog amddiffyn/diogelu plant dynodedig.
• Polisi amddiffyn plant sy'n cael ei diweddaru'n rheolaidd (bob 12 mis) ynghyd a manylion am sut y caiff hyn ei gyfathrebu a'i ddilyn.
• Tystiolaeth o unrhyw hyfforddiant amddiffyn/diogelu plant a ddarperir.
• Gweithdrefnau ar gyfer gwirio addasrwydd unigolion a fydd yn gyfrifol am blant.

Bydd yr awdurdod lleol hefyd yn gofyn i'r sefydliad gytuno i rai amodau a fydd yn cynnwys y canlynol:

• Cydymffurfio a Rheoliad 11 a Rheoliadau 15 i 29 o Reoliadau Plant (Perfformiadau a Gweithgareddau) (Cymru) 2015.
• Sicrhau bod nifer priodol o hebryngwyr a gymeradwyir gan yr awdurdod lleol neu bobl eraill sydd wedi'u cymeradwyo'n addas yn cael eu cyflogi i ofalu am y plant a sicrhau eu bod yn cael eu goruchwylio bob amser.
• Sicrhau trefniadau addas ar gyfer cymorth cyntaf.
• Cadw cofnodion manwl a chyflawn o'r plant sy'n rhan o'r digwyddiad gan gynnwys manylion cywllt brys ac unrhyw faterion meddygol (gweler isod).
• Sicrhau y ceir datganiad ffitrwydd wedi'i lofnodi gan riant pob plentyn (gweler isod).
• Mynediad anghyfyngedig ar gyfer un o swyddogion awdurdodedig yr awdurdod lleol i unrhyw ymarfer, ymarfer technegol neu berfformiad mewn unrhyw leoliad y gallai'r sefydliad ei ddefnyddio.

Os yw'r digwyddiad yn fawr gyda sawl grwp gwahanol yn cymryd rhan, mae'n rhaid i'r trefnydd sicrhau/dangos i'r awdurdod lleol y bydd grwpiau unigol yn cadw cofrestr fanwl o'r plant y byddant yn gyfrifol amdanynt yn ystod y digwyddiad. Dylai hyn gynnwys enw, cyfeiriad ac oedran y plentyn ynghyd a manylion cyswllt brys a manylion unrhyw faterion meddygol. Mae'n rhaid i'r unigolyn a chyfrifoldeb sicrhau bod y wybodaeth gyfrinachol hon yn cael ei chadw'n ddiogel drwy gydol y digwyddiad a'i bod ar gael yn y man perfformio at ddibenion archwilio. Dylai'r rhieni hefyd fod wedi llofnodi datganiad ffitrwydd. Os oes rhaid llenwi ffurflen ymgeiswyr er mwyn cymryd rhan yn y digwyddiad, yr arfer gorau fyddai cynnwys datganiad ffitrwydd yn y ffurflen honno.

Nid yw'n ofynnol i'r trefnydd roi enwau, dyddiad geni, cyfeiriad nac ysgol y plant sy'n cymryd rhan i'r awdurdod lleol. Nid yw gwybodaeth fanwl o'r fath yn llywio penderfyniad y swyddog trwyddedu i roi cymeradwyaeth ai peidio. Dylai'r swyddog trwyddedu ofyn am nifer y plant sy'n cymryd rhan, rhaniad o ran rhywedd ac ystod oedran a dylid ystyried hyn er mwyn sicrhau y ceir goruchwyliaeth foddhaol.

Gallai awdurdod lleol bennu amodau eraill yn dibynnu ar amgylchiadau unigol y perfformiad.

Nodyn: Mae cyngor yr Adran Addysg 1.3.7 yn nodi: Pan fo perfformiad yn cael ei gynnal dan nawdd BOPA, nid yw'r ddeddfwriaeth yn ei gwneud yn ofynnol i blant gael eu goruchwylio gan warchodwr a gymeradwywyd gan yr awdurdod lleol.

Ni ellir ystyried y datganiad hwn ar ei ben ei hun. Mae'n rhaid i'r awdurdod lleol fod yn sicr fod gan y sefydliad bolisiau clir, cadarn sydd wedi'u llwyr ymgorffori ar gyfer diogelu plant ac mae goruchwylio a gofalu am y plant yn gwbl hanfodol. Wrth ystyried p'un a ddylid rhoi cymeradwyaeth i grwp, mae'n rhaid i'r swyddog trwyddedu ofyn i'r grwp egluro eu gweithdrefnau ar gyfer cynnal gwiriadau cefndir ac addasrwydd ar gyfer yr oedolion a fydd yn gofalu am y plant. Er enghraifft; beth yw'r weithdrefn ar gyfer cael gwiriad GDG a sut y byddent yn delio ag unrhyw wybodaeth anffafriol ar ddatgeliad? A ydynt yn sicrhau eu bod yn cael tystlythyrau annibynnol? Pa hyfforddiant y maent yn ei ddarparu o ran deddfwriaeth amddiffyn plant a pherfformiadau plant? Mae profiad yn dangos, yn aml iawn, na fyddant yn gallu dangos bod gweithdrefnau derbyniol ar waith, ac o'r herwydd, dim ond y defnydd o hebryngwyr a gymeradwyir gan awdurdodau lleol a fydd yn galluogi'r grwp i gael ei ystyried ar gyfer cymeradwyaeth corff o bersonau. Barn y Rhwydwaith Cenedlaethol ar gyfer Cyflogaeth ac Adloniant Plant yw bod plant sy'n perfformio o dan nawdd BOPA yn cael eu goruchwylio orau gan warchodwyr a gymeradwyir gan yr awdurdod lleol, a hyn a ddylai fod y sefyllfa ddiofyn pan fo hynny'n bosibl.

Fodd bynnag, cydnabyddir y gallai fod rhai eithriadau. Dylai swyddogion trwyddedu edrych ar ddigwyddiadau ar sail unigol ac ymatal rhag mabwysiadu ymagwedd 'un ateb i bawb'. Er enghraifft, oherwydd natur y digwyddiad a'r hyn y mae angen i'r plant sy'n cymryd rhan ei wneud, gallai Swyddogion Trwyddedu benderfyn bod trefniadau gwahanol i'r gymhareb 1:12 neu is o warchodwyr awdurdodau lleol yn ddigonol i ddiogelu'r holl blant dan sylw. Drwy gynnal trafodaeth fanwl gyda'r trefnydd ynghylch y gwaith o weithredu a chynnal y digwyddiad h.y. gweithdrefnau llofnodi i mewn ac allan, ardaloedd aros, ardaloedd newid os oes angen, symudiad arfaethedig y plant rhwng gwahanol rannau o'r lleoliad a'u goruchwyliaeth, gall swyddogion trwyddedu gytuno ar gymysgedd o opsiynau goruchwylio sy'n cynnwys hebrygwyr yr awdurdod lleol, oedolion wedi'u gwirio gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, athrawon a rhieni'r plant eu hunain. Gweler yr enghreifftiau canlynol.

Enghraifft 1

Mae eglwys gadeiriol yn cynnal nifer o ddigwyddiadau gyda'r nos lle mae sawl ysgol yn cymryd rhan. Roedd yn briodol rhoi BOPA ac yn yr achos hwn ni wnaeth yr awdurdod lleol ei gwneud yn amod fod hebryngwyr a gymeradwywyd gan yr awdurdod lleol yn cael eu cyflogi. Roedd y plant yn cael eu goruchwylio gan eu hathrawon, ond cytunodd yr awdurdod lleol ar gymhareb o athrawon i ddisgyblion gan sicrhau bod niferoedd digonol yn bresennol ac ni fu'n rhaid i rieni gynorthwyo gyda'r goruchwylio.

Enghraifft 2

Rhoddwyd BOPA i sefydliad awdurdod lleol a oedd yn cynnal cor i blant ag amrywiaeth o wahanol anghenion arbennig. Roedd y cor hwn i fod i berfformio mewn digwyddiad a drefnwyd gan grwp yr awdurdod lleol. Gan fod gan lawer o'r plant anghenion arbennig eithaf penodol roedd angen mwy o oruchwyliaeth na'r gymhareb arferol o 1 hebryngwr ar gyfer 12 o blant. cytunwyd mai'r bobl fwyaf cymwys i oruchwylio a darparu'r gefnogaeth beneodol yr oedd ei hangen ar y plant hyn oedd y staff cymorth o'u hysgolion anghenion arbennig, nad oeddent yn athrawon nac yn warchodwyr. Byddai'r staff cymorth, a oedd wedi'u gwirio gan y GDG ac wedi'u hyfforddi i ddelio a'r anghenion penodol hyn, yn cefnogi athrawon cerdd yr awdurdod lleol ar gyfer y cor. Roedd y staff cerdd wedi cael hyfforddiant diogelu a hyfforddiant ar y rheoliadau perfformio fel rhan o'r gofyniad i roi BOPA ac roeddent hwythau wedi'u gwirio gan y GCG. Gweithiodd y trefniant hwn yn dda a bu modd i'r plant gymryd rhan lawn yn y cyngerdd.

Enghraift 3

Roedd sefydliad ar fin cynnal rowndiau terfynol eu digwyddiad dawns blynyddol. Roedd rhagbrofion wedi'u cynnal ledled y wlad ac roedd y grwpiau buddugol yn teithio i'r lleoliad ar gyfer y rownd derfynol. Roedd nifer uchel o blant yn cymryd rhan a byddent yn y lleoliad am y nifer uchaf o oriau a ganiateir, lle byddent yn ymarfer ac yna'n perfformio ar eu hamseroedd penodedig.

Trefnwyd cyfarfod wyneb yn wyneb gyda'r trefnydd yn y lleoliad. Darganfuwyd fod gan y grwpiau dawns unigol gymysgedd o drefniadau goruchwylio ar waith h.y. y nifer gofynnol o warchodwyr a gymeradwywyd gan yr awdurdod lleol, cymysgedd o hebryngwyr ac oedolion a rhieni a wiriwyd gan y GDG. Cytunwyd gyda'r trefnwyr y byddai nifer digonol o'u staff yn cael eu cymeradwyo fel hebryngwyr. Byddai'r hebryngwyr hyn yn sicrhau bod y grwpiau dawns unigol a'u hebryngwyr yn cael eu hebrwng gefn llwyfan i'r ystafelloedd newid ar eu hamseroedd penodedig, yn cael eu hebrwng at y llwyfan ac oddi yno ac yna'n cael eu hebrwng yn ol i'r ardal 'aros' berthnasol wedi'r perfformiad. Roedd hyn yn sicrhau bod yr ardal gefn llwyfan wedi'i goruchwylio gan hebryngwyr a gymeradwywyd gan yr awdurdod lleol drwy gydol y perfformiad. Trafodwyd a chytunwyd hefyd ar drefniadau ar gyfer goruchwylio'r plant pan nad oeddent gefn llwyfan neu'n perfformio. Gweithiodd y trefniant hwn yn dda a chynhaliwyd y digwyddiad heb drafferthion.

Enghraifft 4

Cysylltodd trefnydd gwyl leol a'r awdurdod lleol i drafod cais am BOPA ar gyfer eu gwyl flynyddol. Roedd yr wyl yn cael ei chynnal dros nifer o ddyddiau gyda nifer fawr o'r ymgeiswyr yn blant. Ar wahan i'r grwpiau arferol o blant, roedd nifer o'r plant yn ymgeiswyr unigol a fyddai naill ai'n canu, yn chwarae offeryn neu'n adrodd dam. Dywedwyd wrth yr awdurdod lleol ei bod yn arferol i'r plant hyn eistedd yn y gynulleidfa gyda rhiant tan eu bod yn cael eu galw i berfformio ar eu hamser penodedig; nid oedd y trefnydd yn ymwybodol p'un a oeddent wedi cyrraedd tan iddynt gael eu galw. Cytunwyd gyda'r trefnydd y dylai'r rhiant weithredu fel hebryngwr ar gyfer eu plentyn, gan aros gyda hwy yn y gynulleidfa a'u hebrwng at y llwyfan ac oddi yno. Cytunwyd hefyd y dylid cadw rhestr o blant sy'n cymryd rhan ar gyfer pob diwrnod ac y dylai'r rhiant lofnodi eu plentyn i mewn wrth gyrraedd a'u llofnodi allan wrth adael.

Lle bynnag y bo modd, ystyrir mai'r arfer gorau yw bod yr unigolyn neu unigolion o'r grwp yn cael eu cyfweld gan y swyddog trwyddedu. Gall hyn ddigwydd yn swyddfeydd yr awdurdod lleol, neu os yw'n grwp lleol, yn ddelfrydol byddai hyn yn digwydd yn y man lle maent yn ymarfer ac yn perfformio. Bydd hyn yn galluogi'r swyddogion trwyddedu i weld y gweithdrenau sydd gan y grwp ar waith drostynt eu hunain ac i gynnal arolygiad o'r man perfformio ac ymarfer fel sy'n ofynnol yn ol Rheoliad 17.