Cynllunio parhad busnes

Helpwch i sicrhau y byddai'ch busnes yn gallu ymdopi os byddai argyfwng.

Beth yw Cynllunio Parhad Busnes?

Gellir diffinio parhad busnes fel sicrhau eich bod yn gallu gweithredu eich sefydliad os bydd argyfwng. Er enghraifft, os nad ydych yn gallu cael mynediad i'ch adeilad am unrhyw reswm, oes gennych chi weithdrefnau a chynlluniau ar waith a fydd yn eich caniatáu i weithredu eich busnes dan amodau gostyngol neu i weithredu o fangreoedd eraill? Pa rannau o'ch busnes y bydd eu hangen arnoch yn gyntaf: e.e. swyddfa neu siop, systemau TG penodol, llinellau ffôn, staff, nwyddau, cyflenwr? Sut byddech chi'n esbonio'r sefyllfa i'ch gweithwyr, eich cyflenwyr a'ch cwsmeriaid?

Beth yw Rheoli Parhad Busnes?

Proses sy'n eich caniatáu i adolygu'ch busnes yn gyffredinol yw Rheoli Parhad Busnes: mae'n pennu'r hyn sy'n bwysig wrth weithredu'ch sefydliad ac yn nodi'r peryglon pwysicaf o ran eich prif weithgareddau, eich staff, eich cyfarpar, eich cyflenwyr, eich mangreoedd, eich contractwyr etc. Mae hyn yn caniatáu i chi gynllunio ar gyfer atal, lleihau neu liniaru risgiau i'r meysydd pwysicaf o ran cynnal eich busnes. Mae hefyd yn gofyn i chi ystyried y terfyn amser y mae'n rhaid i chi gael rhannau o'ch busnes neu'ch busnes cyfan yn ôl ar waith.

Pam dylai busnesau gynnal Cynlluniau Parhad Busnes

Mae cael yswiriant da'n helpu ond nid yw'n darparu'r holl atebion os terfir ar eich busnes. Beth fydd yr effaith ar eich busnes:

os bydd tân neu lifogydd yn dinistrio'ch swyddfa, data eich cyfrifiadur neu eich stoc?
os bydd gennych 15%-40% yn llai o staff dros sawl mis oherwydd pandemig ffliw?
os bydd eich prif gyflenwr yn mynd yn fethdalwr neu'n colli staff heb rybudd?
os bydd firws cyfrifiadurol yn eich rhwystro rhag gweithio ar gyfrifiadur?

Gall methu cynnal neu adfer eich busnes arwain at golli'ch enw da gyda'ch cwsmeriaid.

A fyddai eich busnes yn goroesi os nad ydych yn ceisio lleihau neu osgoi'r risgiau?

Os oes gennych weithdrefnau lliniaru ar waith (e.e. wedi gosod llifddorau neu wedi prynu sachau tywod) ond mae'r risg yn dal i fod yno - beth byddech chi'n ei wneud petai eich swyddfa dan lifogydd/yn cael ei dinistrio? Oes gennych chi gynlluniau i weithredu o adeilad/swyddfa arall, cytundeb ar waith â busnes arall i weithredu rhan o'ch busnes o'i siop, etc?

Sut gallwch baratoi eich busnes ar gyfer argyfyngau

I grynhoi, dyma'r camau y dylech fod yn eu hystyried:

Adolygu eich sefydliad - ystyriwch ei nodau a'i amcanion a'r bobl hynny sydd â diddordeb mewn sut rydych yn cynnal eich busnes; h.y. cynnwys eich cwsmeriaid, eich gweithwyr, eich banciau, eich cyflenwyr, eich contractwyr, eich yswirwyr etc. Nesaf, nodwch y gweithgareddau a'r prosesau busnes hynny y byddai eich busnes yn methu neu'n cael eu rhwystro hebddynt.
Ystyriwch y lefelau staffio ac adnoddau presennol (cyfrifiaduron, meddalwedd, ffonau, cyfarpar, peirianwaith, cerbydau, nwyddau) a chyfrifwch y lleiafswm y bydd ei angen arnoch er mwyn cynnal eich busnes ar lefel dderbyniol, a faint o amser y bydd ei angen arnoch er mwyn cael elfennau pwysicaf eich busnes ar waith.
Nodi'r risgiau rydych yn eu hwynebu o ran gallu cynnal eich busnes; e.e. cyflenwad cyfrifiaduron, diffyg staff, ydych chi ar orlifdir, ydych chi mewn perygl o dân/llosgi bwriadol.
Datblygu trefniadau a rhoi opsiynau eraill mewn lle er mwyn atal neu osgoi'r risgiau i'ch gweithgareddau ac agweddau pwysig eich busnes; h.y. lleoliad arall lle gallwch weithredu eich busnes ynddo a chael dewis arall o brif gyflenwyr. Cynnwys hefyd pwy fydd yn gyfrifol am beth mewn argyfwng, pwy dylid cysylltu â hwy a sut i gael gafael arnynt.
Hyfforddwch eich staff fel eu bod yn deall beth yw ystyr y cynlluniau hyn ac unrhyw swyddogaethau penodol y gallant orfod eu cyflawni yn ystod cyfnod o darfu, neu ar ôl hynny.
Profi'r cynllun a'i adolygu a'i ddiweddaru'n rheolaidd - mae'n ddogfen fyw.