Datganiad preifatrwydd ar gyfer y broses gaffael

Mae'r datganiad hwn yn ychwanegol i'ngoblygiadau a'n hymrwymiadau diogelu data, sydd wedi'u nodi yn hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y cyngor, y gellir dod o hyd iddo yn www.abertawe.gov.uk/hysbysiadpreifatrwydd.

Pwy sy'n casglu'ch data personol a pham y mae angen i ni wneud hyn?

Cyngor Abertawe yw rheolwr y data ar gyfer yr holl ddata personol rydych chi'n ei roi i ni.  Rydym yn casglu'r data hwn er mwyn gwerthuso'r cynigion rydyn ni'n eu derbyn mewn ymateb i unrhyw ddogfen Gwahoddiad i Dendro (ITT) neu Gais am Ddyfynbris (RFQ) a gyhoeddir gennym.  Mae angen i ni wneud hyn er mwyn dyfarnu'r contract i'r ymgeisydd gorau, yr un sy'n bodloni'r safonau gofynnol lleiaf posib ac yn cyflwyno'r dyfynbris/tendr mwyaf manteisiol yn economaidd o ran ansawdd/gwerthusiad pris.

Mae'r data personol rydych chi'n ei roi i ni fel rhan o'r broses gaffael yn angenrheidiol er mwyn sicrhau y gall y cyngor gynnal y prosesau diwydrwydd dyladwy gofynnol ar gyfer sefydliadau sy'n gwneud cynigion.  Mae angen i ni gynnal gwiriadau cefndir (megis gwiriadau credyd) ar bob sefydliad sy'n gwneud cynnig, sy'n angenrheidiol fel rhan o'r broses gaffael.

Efallai y bydd angen i ni dderbyn curriculum vitae (CV) gennych er mwyn gwerthuso a oes gennych y cymwysterau a'r profiad angenrheidiol i gyflawni eich rôl wrth gyflwyno'r contract. Mae angen i'r cyngor gasglu'ch data personol hefyd i'n helpu i gyfathrebu â chi yn ystod y broses gaffael.

Sylwer y gall methu i ddarparu'r data personol penodedig sydd ei angen arnom olygu bod eich sefydliad yn cael ei eithrio o'r broses gaffael.

Pa ddata ydyn ni'n ei gasglu gennych

Rydym yn cael eich gwybodaeth o'r canlynol:

• dogfennau tendro/dyfynbris
• CVs y staff arfaethedig a fydd yn darparu'r nwyddau/gwasanaethau/gwaith
• ymatebion i gwestiynau a nodwyd yn Holiadur Dethol yr ITT neu'r RFQ
• copïau o dystysgrifau o natur wahanol
• dogfennau eraill y mae eu hangen yn y ddogfennaeth ITT neu RFQ.

Y sail gyfreithiol ar gyfer casglu'ch data personol

Mae'r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'ch gwybodaeth bersonol yn berthnasol o dan Erthygl 6(1)(b) y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol, ac mae prosesu'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni contract, hynny yw rydyn ni o bosib yn ymrwymo i gontract gyda chi os ydych chi'n llwyddiannus.

Sut bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio

Diben cyhoeddi gwahoddiad i dendro/cais am ddyfynbris yw agor y gystadleuaeth a chynyddu'r dewis i gyflenwyr posib, gan felly ennill gwell gwerth am arian o ganlyniad wrth ddatblygu cyfleoedd marchnad i gwmnïau ar yr un pryd.

Gyda phwy y byddwn ni'n rhannu'ch data personol?

Heblaw am aelodau'r Panel Gwerthuso, Arweinydd y Contract a staff caffael, ariannol a chyfreithiol Cyngor Abertawe, efallai byddwn yn rhannu'ch gwybodaeth ag:

• ymgynghorwyr a chynghorwyr allanol y'u comisiynwyd gan Gyngor Abertawe i helpu gyda'r broses gaffael
• awdurdodau lleol eraill mewn achosion lle bydd y cyngor yn cydweithio ar weithgaredd caffael ar y cyd
• cyrff yr ymddiriedir tasg fonitro neu arolygu iddynt wrth gymhwyso cyfraith UE/DU (e.e. archwiliadau mewnol/allanol)
• aelodau'r cyhoedd, yn unol â rhwymedigaeth y cyngor i gyhoeddi gwybodaeth am ganlyniad y weithdrefn gaffael, fel sy'n ofynnol gan Gyfarwyddeb Contractau Cyhoeddus yr UE a Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015.

Pa mor hir y byddwn ni'n cadw'ch gwybodaeth bersonol?

Cedwir gwybodaeth tendro a dyfynbris ar system dendro electronig. Mae caniatâd a mynediad at y system i holl swyddogion y cyngor yn cael eu rheoli a'u monitro gan swyddog arweiniol sy'n rhan o'r Tîm Caffael.

Cedwir gwybodaeth am gynigiwr llwyddiannus am o leiaf 6 mis yn dilyn rhyddhau'r contract dan sylw, os llofnodir y cytundeb dan law. Ar gyfer cytundebau sydd wedi'u selio fel gweithred, y cyfnod cadw yw 12 mlynedd yn dilyn rhyddhau'r contract. Ar gyfer cynigwyr aflwyddiannus, caiff eu dogfennaeth ei dinistrio flwyddyn ar ôl dechrau'r contract. Caiff yr holl wybodaeth sydd wedi'i storio'n electronig ei dileu mewn ffordd ddiogel, yn unol â pholisi'r cyngor.

Eich hawl i gwyno am y ffordd rydym yn trin eich data

Mae'r cyngor yn pennu safonau uchel ar gyfer casglu data personol a'i ddefnyddio'n briodol. Felly rydym yn ymdrin ag unrhyw gwynion am drin data o ddifrif.  Mae eich hawliau wedi'u nodi yn hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y cyngor, y cyfeiriwyd ato uchod.

Rydym yn hyderus y gallwn ddatrys y rhan fwyaf o broblemau'n anffurfiol. Os hoffech gwyno, yn y lle cyntaf byddem yn gofyn i chi geisio datrys unrhyw faterion trin data yn uniongyrchol gyda'r adran berthnasol. Gallwch hefyd ofyn i'n Swyddog Diogelu Data diogelu.data@abertawe.gov.uk i ymyrryd os ydych chi'n cael anawsterau wrth geisio datrys problem gyda'r adran berthnasol.

Os nad ydych yn gallu datrys eich cwyn yn anffurfiol, gallwch ofyn i'r Tîm Cwynion ymchwilio i'ch problem, naill ai drwy ddefnyddio'n porth ar-lein neu drwy ysgrifennu i: Cwynion Corfforaethol, Cyngor Abertawe, Neuadd y Ddinas, Abertawe SA1 4PE.