Tendro ar gyfer contract

1. Rhoi gwybod i gyflenwyr am gyfleoedd contract

Gall y cyngor hysbysu cyflenwyr am gyfle contract mewn un o ddwy ffordd:

• email a quotation notification to suitable suppliers asking for a quote
• put an advert on Sell2Wales or the Official Journal of the European Union (OJEU) detailing the requirements. The advert will contain specific instructions to the supplier on how to get the procurement documents and how to send a response.

Bydd angen i ddarpar gyflenwyr gofrestru gyda GwerthwchiGymru ac eDendroCymru er mwyn cael gafael ar y ddogfennaeth berthnasol a derbyn hysbysiadau am gyfleoedd contractau.

2. Cyflenwyr yn llenwi dogfennaeth dendro

Yn dibynnu ar werth y contract, bydd y cyngor naill ai'n cyhoeddi cais am ddyfynbris (RFQ) neu wahoddiad i dendro (ITT). Mae RFQ a ITT yn eithaf manwl ond ni fwriedir iddynt atal cyflenwyr posib rhag tendro ar gyfer busnes y cyngor. Yn hytrach, fe'i lluniwyd i helpu'r cyngor i wneud gwiriadau ffurfiol o'r busnes i asesu ei addasrwydd, ei brofiad a'i arbenigedd, a'i sefydlogrwydd ariannol fel cyflenwr posib i'r cyngor.

Yn fras, bydd y Cyngor yn gofyn am wybodaeth am y canlynol, fodd bynnag, gall hyn fod yn wahanol ar gyfer contractau penodol:

• derbynioldeb cyflenwr: seiliau gorfodol ar gyfer gwahardd ar sail troseddau megis methdaliad, twyll, llwgrwobrwyo, ansolfedd
• gallu a chapasiti technegol y sefydliad (e.e. profiad perthnasol, cymwysterau)
• sefyllfa economaidd ac ariannol
• yswiriant: tystiolaeth o lefelau isaf atebolrwydd cyflogwr, Atebolrwydd Cyhoeddus ac Yswiriant indemniad Proffesiynol
• agweddau eraill gan gynnwys y Gymraeg, diogelu, cynaliadwyedd, iechyd a diogelwch, cyfle cyfartal a rheolaeth.

This is normally referred to in Swansea as the Supplier Suitability. The council has adopted the European Single Procurement Document (ESPD). We use this together with questions from the Supplier Qualification Information Database (SQuID) to decide which suppliers are most suitable and qualified to be chosen to submit a tender or quotation. If suppliers meet the requirements they will move on to the evaluation and award stage of the process. Other councils, public bodies and businesses will ask for similar information as part of their tender process. It is advisable to prepare the necessary documents beforehand and have it available to make it easier and quicker to fill in an invitation to tender or request for quotation.

Bydd yr RFQ a'r ITT yn cynnwys manylion gofynion y cyngor ar gyfer y contract penodol, gan gynnwys:

• disgrifiad o'r gwasanaethau, y cyflenwadau neu'r gwaith sy'n cael eu caffael (manyleb y gofynion)
• yr amserlen gaffael, gan gynnwys dyddiad ac amser y ffurflen dendro
• manylion am sut y mae'r tendr i'w gyflwyno (h.y. drwy eDendroCymru)
• cyfarwyddiadau ynghylch a ddylid caniatáu unrhyw amrywiolion
• amodau a thelerau'r contract
• ffurf y tendr
• meini prawf gwerthuso neu feini prawf dyfarnu (pris/ansawdd)
• dull prisio
• cwestiynau datganiad dull (holi ynghylch sut y caiff y gofynion eu cyflawni)
• a yw TUPE yn debygol o fod yn berthnasol
• unrhyw wybodaeth bellach a allai fod o gymorth i gyflenwyr wrth baratoi cyflwyniadau.

3. Cyflwyno ymateb a gwerthuso

Caiff y cyfarwyddiadau ar gyfer cyflwyno tendrau a dyfynbrisiau eu cynnwys yn y ddogfennaeth. Rhaid cwblhau ymatebion y cyflenwr yn unol â'r cyfarwyddiadau yn yr RFQ neu'r ITT ac erbyn y dyddiad a'r amser cau a nodir. Rhaid i gyflenwyr sicrhau bod yr holl ddogfennau'n cael eu cwblhau a'u cyflwyno yn ogystal ag unrhyw wybodaeth ychwanegol arall y mae'r cyngor wedi gofyn amdani yn rhan o'r broses gaffael. Ni chaiff unrhyw dendrau na dyfyniadau a dderbynnir ar ôl y dyddiad cau a'r amser penodedig eu hystyried. Bydd swyddog enwebedig o'r cyngor yn agor pob tendr a dyfynbris ar ôl y dyddiad a'r amser cau.

Bydd pob tendr a dyfynbris yn cael eu gwerthuso yn unol â'r meini prawfa nodir yn y dogfennau caffael. Gellir gwerthuso tendrau a dyfynbrisiau ar naill ai:

• pris/cost (sgôr y pris isaf)
• ansawdd (sgôr ansawdd uchaf)
• pris/cost ac ansawdd

Defnyddir pris ac ansawdd ar gyfer y rhan fwyaf o gontractau a'r enw ar hwn yw'r tendr mwyaf manteisiol o safbwynt economaidd (MEAT). Caiff y pwysoliadau eu pennu ar gyfer pris ac ansawdd a chaiff y ddwy elfen eu gwerthuso ar wahân. Caiff pob elfen sgôr ganrannol uchaf, sy'n cael ei phwysoli yn ôl y pwysigrwydd cymharol a roddir iddi. Nid oes cydbwysedd sefydlog rhwng y ddau; mae'n amrywio rhwng pob ymarfer caffael ac mae'n dibynnu ar y math o nwyddau neu wasanaeth a geisir.

Mae'r gwerthusiad o gwestiynau'r datganiad dull yn seiliedig ar ymateb y cyflenwr i'r ffordd y caiff y gofyniad ei gyflawni yn wahanol i'r ESPD sy'n gwerthuso gallu a chapasiti'r cyflenwyr o brofiad yn y gorffennol.

4. Dyfarnu'r contract

Bydd y cyngor yn hysbysu pob cyflenwr sy'n cyflwyno cais am ganlyniad y broses gaffael, os ydych wedi bod yn llwyddiannus neu'n aflwyddiannus. Os yw'r broses gaffael yn dendr OJEU, mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith i'r cyngor ddilyn chyfnod llonydd o 10 niwrnod. 

A fydd y cyflenwyr aflwyddiannus yn cael adborth?

Mae gan gyflenwyr aflwyddiannus yr hawl i gael adborth ar ganlyniad y broses gaffael a dyfarnu'r contract, gan gynnwys sut y cafodd eu cyflwyniad tendr ei sgorio o'i gymharu â'r cyflenwr llwyddiannus. Sylwer na fydd y cyngor yn datgelu unrhyw wybodaeth sy'n fasnachol sensitif mewn perthynas â thendr y cyflenwr llwyddiannus.

Caiff cyflenwyr llwyddiannus eu gwahodd i ymrwymo i gontract ar yr amodau a thelerau a nodir yn y ddogfen gaffael. Bydd hyn naill ai ar ffurf contract ffurflen safonol neu amodau contract safonol y cyngor. Yn gyffredinol, ni fydd y cyngor yn ystyried unrhyw ddiwygiadau i amodau a thelerau'r contract, naill ai yn ystod y cam cyflwyno tendr neu ar ôl dyfarnu'r contract. Caiff unrhyw gyflwyniadau tendr sy'n ceisio amrywio'r telerau a'r amodau eu trin yn rhai nad ydynt yn cydymffurfio ac felly ni chânt eu hystyried.