Arweiniad i Graffu

1. Cyflwyniad
2. Trefniadau
3. Rolau a Chyfrifoldebau
4. Y Broses
5. Cefnogaeth
6. Astudiaethau Achos a Gwybodaeth Bellach
7. Cysylltu â ni

1. Cyflwyniad

Gwneir gwaith craffu gan aelodau anweithredol*. Maent yn gweithio gyda'i gilydd i sicrhau bod y weithrediaeth, h.y. y Cabinet, yn atebol am eu penderfyniadau. Gellir gweld aelodaeth y Cabinet yn www.abertawe.gov.uk/cabinet

* pob Cynghorydd nad yw'n aelod o'r Cabinet.

Nod cyffredinol y swyddogaeth graffu yw cynnal rhaglen graffu adeiladol a fydd yn cynnwys Cynghorwyr anweithredol mewn gweithgareddau a fydd yn:

• helpu i wella gwasanaethau, polisïau a pherfformiad
• herio'r weithrediaeth yn effeithiol
• cynnwys y cyhoedd yn ei waith

Arweinir y Rhaglen Waith Craffu gan y brif egwyddor y dylai gwaith craffu fod yn strategol ac yn arwyddocaol, gan ganolbwyntio ar faterion sy'n peri pryder, a'i fod yn ddefnydd da o amser ac adnoddau craffu, a'i fod yn dangos y gall craffu wneud gwahaniaeth.

Mae angen iddo hefyd fod yn:

• hylaw, yn realistig ac yn gyraeddadwy o ystyried yr adnoddau sydd ar gael i gefnogi gweithgareddau
• perthnasol i flaenoriaethau'r Cyngor
• rhaglen sy'n ychwanegu gwerth ac yn cael yr effaith fwyaf
• cydlynol ac yn osgoi dyblygu

Y nod cyffredinol yw sicrhau bod craffu yn cyfrannu at wasanaethau, polisïau a phenderfyniadau gwell, ac Abertawe well.

2. Trefniadau

Sut trefnir craffu yn Abertawe?

Cyflwynir y swyddogaeth graffu trwy Bwyllgor y Rhaglen Graffu ynghyd â nifer o Baneli Ymchwilio Craffu, Paneli Perfformiad a gweithgorau.

Pwyllgor y Rhaglen Graffu (y Pwyllgor)

Rheolir yr holl weithgarwch craffu yn yr awdurdod gan Bwyllgor y Rhaglen Graffu trwy un cynllun gwaith. Gwneir gwaith penodol trwy'r Pwyllgor, a thrwy'r Pwyllgor yn sefydlu paneli anffurfiol ar gyfer gweithgareddau manwl, neu weithgorau untro.

Bydd y Pwyllgor yn datblygu Rhaglen Waith Craffu, wedi'i lywio fel arfer gan Gynhadledd Cynllunio Gwaith Craffu flynyddol. Gwahoddir yr holl gynghorwyr anweithredol i'r gynhadledd gan roi cyfle iddynt gyfrannu syniadau am ba bynciau y dylai craffu ganolbwyntio arnynt. Bydd y gynhadledd yn adolygu'r rhaglen waith bresennol, yn clywed am flaenoriaethau a heriau strategol y Cyngor, a bydd awgrymiadau penodol yn cael eu casglu gan Gynghorwyr a'r cyhoedd a'u cynnwys yn y drafodaeth.

Mae blaenoriaethu gweithgareddau craffu'n hanfodol o ystyried amser ac adnoddau craffu cyfyngedig. Mae alinio swm y gwaith craffu â'r adnoddau sydd ar gael yn helpu i fireinio'r ffocws ar ansawdd y craffu a'r effaith. Gellir cefnogi nifer cyfyngedig o baneli a gweithgorau yn ystod unrhyw flwyddyn, gan gadw rhywfaint o hyblygrwydd i addasu i faterion a all ddod i'r amlwg yn ystod y flwyddyn. Bydd y rhaglen waith hefyd yn cynnwys unrhyw waith craffu cydweithredol gydag awdurdodau lleol eraill ar gyfer pynciau/materion sydd o ddiddordeb neu bryder a rennir, a modelau gweithio rhanbarthol.

Adolygir y rhaglen waith yn gyson gan y Pwyllgor, a bydd newidiadau'n cael eu gwneud yn ôl yr angen. Mae Pwyllgor y Rhaglen Graffu yn cadw'r hyblygrwydd i addasu ac ail-flaenoriaethu gwaith craffu, er mwyn sicrhau perthnasedd parhaus y rhaglen.

Mae'r Pwyllgor yn cynnwys 13 o gynghorwyr, ac mae ganddo'r pŵer i gyfethol eraill i'w helpu i wneud ei waith, e.e:

• Mae'n ofynnol i ni benodi Aelodau Cyfetholedig Addysg Statudol, sy'n darparu cyfle i 2 riant-lywodraethwr sy'n cynrychioli ysgolion Cynradd ac Uwchradd, a 2 gynrychiolydd eglwysi i gymryd rhan mewn gwaith craffu.
• Mae darpariaeth ar gyfer cyfethol i gefnogi gofynion ar gyfer Craffu ar Drosedd ac Anhrefn - ond mae hyn yn ddewisol.
• Ar hyn o bryd, mae'r Pwyllgor yn cyfethol y Cynghorwyr hynny sy'n gweithredu fel cynullwyr (neu gadeiryddion) y Paneli Craffu Perfformiad amrywiol y mae wedi'u sefydlu.

Rhagor o wybodaeth am y Pwyllgor, gan gynnwys aelodaeth.

Mae swydd Cadeirydd y Pwyllgor yn un â thâl a gyflawnir gan aelod o'r wrthblaid.

Mae'r swyddi ar gyfer yr Aelodau Cyfetholedig Statudol yn cael eu hysbysebu ac mae pobl yn llenwi'r swyddi am dymor penodol.

Gellir gwahodd Cynghorwyr eraill i gyfarfod penodol mewn perthynas ag eitem benodol ar yr agenda:

• Aelodau'r Cabinet lle mae'r eitem yn ymwneud â'u portffolio
• Aelodau Ward lle mae'r eitem yn effeithio ar eu ward
• Cynullwyr ar ôl cwblhau Panel Ymchwilio neu weithgor lle cyflwynir canfyddiadau i'r Pwyllgor

Gellir penodi Aelodau Cyfetholedig ychwanegol i wasanaethu ar y Pwyllgor i ychwanegu gwerth ac arbenigedd at waith y Pwyllgor, heb hawliau pleidleisio, yn ôl disgresiwn y Pwyllgor. Gellir hefyd ystyried aelodau cyfetholedig i gefnogi gweithgareddau craffu eraill.

Mae'r Pwyllgor yn cynnal 1) cyfarfodydd ymlaen llaw a 2) cyfarfodydd ffurfiol yn fisol.

1. Mae'r rhain er mwyn i aelodau'r Pwyllgor baratoi ar gyfer y cyfarfod ffurfiol ac felly fe'u cynhelir cyn y cyfarfod hwnnw, naill ai ar ddiwrnod arall neu ar y diwrnod ei hun, fel y cytunwyd gan y Pwyllgor.
2. Mae'r cyfarfod ffurfiol yn agored i'r cyhoedd, ar yr amod nad yw'n eitem gaeëdig.

Gellir dod o hyd i ddyddiadau cyfarfodydd Pwyllgor y Rhaglen Graffu ar y dudalen Agenda a Chofnodion (Yn agor ffenestr newydd) ar wefan y Cyngor.

Paneli a Gweithgorau

Paneli

Caiff paneli craffu anffurfiol eu sefydlu gan y Pwyllgor.

Mae 2 fath o banel:

a) Paneli Ymchwilio

Mae'r rhain yn ymgymryd ag ymchwiliadau manwl a phenodol i feysydd pryder penodol ar sail tasg a gorffen. Daw'r pynciau o wahanol ffynonellau, fel y Gynhadledd Graffu flynyddol, y gwahoddir pob cynghorydd anweithredol iddi, neu gan gynghorwyr anweithredol yn ystod y flwyddyn, neu gan y Pwyllgor ei hun. Bydd y rhain yn bynciau sylweddol lle gall craffu wneud gwahaniaeth go iawn. Bydd paneli ymchwilio yn llunio adroddiad terfynol ar ddiwedd yr ymchwiliad, wedi'i lywio gan faint o dystiolaeth a gasglwyd, ac yn cyflwyno argymhellion i'r Cabinet am benderfyniad.

Bydd y Pwyllgor yn penderfynu ar y pynciau i graffu arnynt a nod cyffredinol yr ymchwiliad, yna bydd y panel yn cyfarfod i gynllunio'r gwaith ac, ar ôl cymryd cyngor perthnasol, yn cytuno ar y cwestiwn allweddol i'w archwilio a'r cylch gorchwyl. Bydd y Pwyllgor fel arfer yn disgwyl i'r panel dreulio tua 6-9 mis yn cynnal ac yn cwblhau'r yr ymchwiliad.

b) Paneli Perfformiad

Mae'r rhain yn darparu monitro a herio manwl parhaus ar gyfer meysydd gwasanaeth sydd wedi'u diffinio'n glir. Disgwylir i baneli perfformiad gael gohebiaeth barhaus ag aelodau perthnasol y Cabinet er mwyn rhannu barn ac argymhellion sy'n codi o weithgareddau monitro, gan eu galw i gyfrif am berfformiad y gwasanaeth. Y rhain yw:

• Addysg
• Gwasanaethau Oedolion
• Gwasanaethau Plant a Theuluoedd
• Gwella Gwasanaethau, Adfywio a Chyllid
• Newid yn yr Hinsawdd a Natur

Pennir amlder cyfarfodydd y Panel Perfformiad gan y Pwyllgor.

Gweithgorau

Sefydlir y rhain pan fydd y Pwyllgor yn penderfynu y dylid trafod y pwnc y tu allan i'r Pwyllgor, ond dim ond un cyfarfod y mae angen ei drefnu. Bwriedir i'r dull hwn o weithio fod yn graffu bras ar bynciau penodol sy'n peri pryder.

Bydd y gweithgor yn llunio llythyr i'w anfon at yr Aelod Cabinet perthnasol, gydag argymhellion a sylwadau, neu'n adrodd wrth y Cabinet yn ôl yr angen.
Adroddir ar ganlyniadau gweithgorau i'r Pwyllgor, ac mae'r Pwyllgor yn gyfrifol am wneud gwaith dilynol ac unrhyw waith monitro, oni chytunir fel arall, ar gamau gweithredu sy'n deillio o unrhyw argymhellion a wnaed.

Os bydd y gweithgor yn cytuno bod angen ymchwiliad llawnach ar y pwnc, gall fynd yn ôl i'r Pwyllgor gyda'r argymhelliad y dylid sefydlu Panel Ymchwiliad llawn.

Aelodaeth y Panel a'r Gweithgor

Bydd pob cynghorydd anweithredol yn cael cyfle i gymryd rhan mewn gwaith craffu ni waeth beth yw aelodaeth y Pwyllgor. Bydd pynciau'r panel/gweithgor, unwaith y cytunir arnynt, yn cael eu hysbysebu i bob cynghorydd anweithredol a gofynnir am fynegiannau o ddiddordeb. Yna bydd yr aelodaeth yn cael ei chadarnhau gan y Pwyllgor. Bydd y Pwyllgor yn penodi cynullwyr i gadeirio Paneli Ymchwilio a gweithgorau, a bydd yn cadarnhau hyn gyda'r Cynghorydd perthnasol, ynghyd â chyngor ynghylch y pwnc i graffu arno a fydd yn helpu'r Cynghorydd i gymryd perchnogaeth o'r gweithgarwch craffu ac i baratoi. Er bod ganddo'r pŵer i benodi cynullwyr y Panel Perfformiad, mae'r Pwyllgor wedi cytuno y gall Paneli Perfformiad benodi cynullydd o'r aelodaeth y cytunwyd arni yn ei gyfarfod cyntaf bob blwyddyn ddinesig (ac eithrio ym mlwyddyn gyntaf tymor y Cyngor), ac adrodd yn ôl i'r Pwyllgor ar hyn.

Dylai mwy nag un grŵp gwleidyddol gael ei gynrychioli ar bob panel/gweithgor. Mae angen i'r cyrff hyn hefyd fod o faint y gellir ei reoli o ran gweithio mewn tîm a chwestiynu effeithiol. Dylai o leiaf 3 aelod fod yn bresennol ym mhob cyfarfod.

Adrodd

Bydd y tîm craffu'n anfon llythyrau'n rheolaidd at Aelodau'r Cabinet yn cyfleu canfyddiadau, safbwyntiau ac argymhellion ar gyfer gwella a, lle y bo'n briodol, trwy lunio adroddiadau. Anfonir y rhain gan gynullwyr panel/gweithgor, gan fyfyrio ar drafodaeth mewn cyfarfodydd.

Er bod llawer o'r gwaith craffu'n cael ei wneud gan baneli a gweithgorau anffurfiol, mae'r cyfarfodydd hyn ar gael i'r cyhoedd. Cyhoeddir agendâu, adroddiadau a llythyrau sy'n ymwneud â phob gweithgaredd craffu o'r fath, yn yr un modd â'r Pwyllgor, ar lwyfan ar-lein modern.gov y Cyngor: https://democracy.swansea.gov.uk/ieDocHome.aspx?bcr=1&LLL=0

3. Rolau a Chyfrifoldebau

Rôl Pwyllgor y Rhaglen Graffu (y Pwyllgor)

Mae ei rolau niferus yn cynnwys:

• Datblygu a rheoli'r rhaglen waith craffu
• Sefydlu paneli a gweithgorau anffurfiol i ymgymryd â gweithgareddau craffu penodol
• Penodi Cynghorwyr yn gynullwyr i gadeirio paneli/gweithgorau mewn cytundeb â'r Cynghorydd dan sylw
• Dwyn Aelodau'r Cabinet i gyfrif mewn lleoliad cyhoeddus ffurfiol
• Gofyn cwestiynau ar amrywiaeth o faterion polisi a gwasanaeth
• Cyflawni cyfrifoldebau statudol y Cyngor ynghylch trosolwg a chraffu
• Cydlynu gwaith craffu cyn penderfynu h.y. craffu ar benderfyniadau arfaethedig y Cabinet
• Ymateb i faterion a chyfeiriadau brys gan y Cyngor

Rôl Cadeirydd Pwyllgor y Rhaglen Graffu

Bydd Cadeirydd y Pwyllgor yn parhau i fod yn gyfrifol yn gyffredinol am y gwaith a'r amserlen ar gyfer craffu, ac am sicrhau bod y gwaith yn cael ei wneud, ar y cyd â'r Pwyllgor ei hun.

Rôl Cynullwyr Craffu

Bydd y Cynullydd Craffu yn gyfrifol am:

a. Gysylltu â'r Swyddog Craffu perthnasol i lunio'r agenda a chynnal cyfarfodydd y panel neu'r gweithgor perthnasol
b. Cadeirio cyfarfodydd y panel neu'r gweithgor perthnasol
c. Sicrhau bod y Panel neu'r gweithgor yn ymgymryd â gwaith ar y manylebau a'r amserlenni y cytunwyd arnynt gan y Pwyllgor
ch. Adrodd yn ôl i'r Pwyllgor gyda chanfyddiadau, casgliadau ac argymhellion fel y bo'n briodol

4. Y Broses

Paneli Ymchwilio

• Cynhelir cyfarfod cyn-ymchwiliad cychwynnol i'r panel gael ei friffio gan yr Aelod(au) Cabinet perthnasol a swyddogion a fydd yn helpu i gyfeirio ffocws a chyfeiriad yr ymchwiliad. Gyda chymorth y Swyddog Craffu, bydd y panel yn penderfynu ar gwmpas yr ymchwiliad ac yn ei gynllunio, h.y. y cwestiwn allweddol, sut y creffir ar y pwnc, ystyried y posibilrwydd o gyfethol eraill i'r panel, ymholiadau, pwy i'w wahodd i gyfarfodydd ffurfiol y panel ac unrhyw adroddiadau angenrheidiol gan swyddogion, etc.
• Casglu tystiolaeth trwy:
  • Gyfarfodydd Panel
  • Ymgynghoriad
  • Ymweliadau Safle
  • Ymchwil
  • Siaradwyr gwadd
• Cyfarfodydd ymlaen llaw a gynhelir yn ôl yr angen.
• Trafod Adroddiad Canfyddiadau a luniwyd gan Swyddog Craffu a llunio Adroddiad Terfynol a fydd yn cynnwys casgliadau ac argymhellion o'r ymchwiliad.
• Ailgynnull i fynd ar drywydd rhoi argymhellion y cytunwyd arnynt ar waith, ac effaith eu gwaith - fel arfer 9-12 mis yn dilyn penderfyniad y Cabinet. Bydd gwaith dilynol pellach yn cael ei drefnu os oes angen, cyn i'r gwaith monitro ffurfiol ddod i ben.

Paneli Perfformiad

• Cwrdd yn barhaus, yn amodol ar unrhyw newidiadau a wnaed gan y pwyllgor i'r rhaglen waith craffu.
• Llunio eu cynlluniau gwaith eu hunain yn seiliedig ar eu cylch gwaith a chynllunio cyfarfodydd er mwyn clywed gan Aelodau'r Cabinet, swyddogion a chyfranogwyr eraill fel bo angen.
• Cynnal cyfarfodydd ymlaen llaw yn ôl yr angen.
• Anfon llythyrau at Aelodau Cabinet perthnasol, yn dilyn cyfarfodydd, gyda barn, casgliadau ac argymhellion.
• Mae'n ofynnol i gynullwyr y Panel Perfformiad ddarparu adroddiadau cynnydd rheolaidd i'r Pwyllgor ar waith ac effaith eu paneli.

Gweithgorau

• Pynciau untro
• Dim cam 'ymchwilio' ffurfiol gan fod diben pob cyfarfod yn cael ei nodi yn y rhaglen waith craffu gytunedig a ddosberthir i bob cynghorydd bob blwyddyn.
• Bydd y Swyddog Craffu'n sicrhau bod eglurder ynghylch pob Gweithgor, a bydd yn gweithio gyda'r Cynullydd a'r Cynghorwyr dan sylw, yn bennaf drwy e-bost, ond bydd yn trefnu trafodaeth anffurfiol lle bo angen, i gynllunio'r cyfarfod, i drafod yr wybodaeth y mae ei hangen, i nodi'r cyfranogwyr angenrheidiol a chwestiynau, a disgwyliadau eraill.
• Paratoi cyn y cyfarfod er mwyn adolygu papurau'r agenda a thrafod y cynllun ar gyfer cwestiynau.
• Ymdrin â'r pwnc mewn un cyfarfod, neu mewn ail gyfarfod os oes angen.
• Llunio llythyr neu adroddiad sy'n cynnwys barn, casgliadau ac argymhellion.
• Gwaith dilynol a wnaed gan y Pwyllgor

Mae pob cyfarfod o'r panel/ gweithgor yn agored i aelodau o'r cyhoedd, ar yr amod nad yw'n eitem gaeedig.

5. Cefnogaeth

Cefnogir y gwaith craffu gan uned arbenigol o swyddogion. Mae rolau a chyfrifoldebau allweddol y swyddogion, ar y cyd ag aelodau'r panel neu'r gweithgor, yn cynnwys:

• Rheolwr y Rhaglen Waith - yn cynnwys datblygu rhaglenni gwaith, rheoli prosiectau o ran gweithgareddau penodol, adolygu a gwerthuso.
• Ymchwilydd - yn cynnwys cynllunio a dylunio ymchwil, casglu tystiolaeth ar gyfer ymchwiliadau, ymarferion ymgynghori a dadansoddi a chrynhoi gwybodaeth gymhleth.
• Hwylusydd - yn cynnwys trefnu cyfarfodydd/digwyddiadau, a threfnu presenoldeb y rheini y mae Cynghorwyr craffu eisiau clywed ganddynt.

Cefnogir pob gweithgarwch craffu gan Swyddog Craffu penodedig. Mae swyddogion yn cefnogi'r holl Gynghorwyr Craffu ond yn benodol byddant yn darparu cefnogaeth un i un i Gadeiryddion a chynullwyr, ac yn helpu i lunio llythyrau ac adroddiadau craffu, a dogfennau cyfathrebu eraill er mwyn cyfleu barn y tîm craffu.

Mae gwaith craffu hefyd yn dibynnu ar adrannau'r Cyngor, sefydliadau allanol ac aelodau o'r cyhoedd i ddarparu gwybodaeth a thystiolaeth. Bydd swyddogion yn cysylltu ag Aelodau'r Cabinet, swyddogion, partneriaid a'r cyhoedd.
Swyddogion y Gwasanaethau Democrataidd sy'n gwneud y trefniadau ymarferol ar gyfer cyfarfodydd ffurfiol y Pwyllgor. Mae hyn yn cynnwys paratoi a dosbarthu agendâu a chymryd cofnodion mewn cyfarfodydd. Darperir cefnogaeth ychwanegol i'r Pwyllgor gan Dîm Cyfreithiol y Cyngor.

6. Astudiaethau Achos a Gwybodaeth Bellach

Ceir rhagor o wybodaeth yn: www.abertawe.gov.uk/craffu

7. Cysylltu â ni

Gellir cysylltu â'r swyddogion yn y Tîm Craffu gan ddefnyddio'r manylion canlynol:

Y Tîm Craffu
Neuadd y Ddinas
Abertawe
SA1 4PE

Ffôn 01792 637732
Ebost craffu@abertawe.gov.uk