Sut yr ydym yn trin eich data personol

Mae gan bawb sy'n gweithio yn y Gwasanaethau Etholiadol ddyletswydd gyfreithiol i gadw a phrosesu gwybodaeth amdanoch chi'n unol â'r gyfraith.

Pam y caiff gwybodaeth ei chofnodi amdanaf i?

Rydym yn defnyddio gwybodaeth am ddinasyddion, etholwyr a phleidleiswyr er mwyn i ni ymgymryd â swyddogaethau penodol yr ydym yn gyfrifol amdanynt a darparu gwasanaeth statudol i chi.

Rydym yn cadw cofnodion am ddarpar etholwyr ac etholwyr go iawn, pleidleiswyr, dinasyddion, ymgeiswyr a'u hasiantiaid, staff a gyflogir mewn etholiad a'r bobl y mae'n rhaid i ni eu talu. Efallai y cânt eu nodi'n ysgrifenedig (cofnodion â llaw) neu ar gyfrifiadur (cofnodion electronig).

Gall y cofnodion hyn gynnwys:

• manylion sylfaenol amdanoch chi, er enghraifft, enw, cyfeiriad, dyddiad geni a chenedligrwydd
• dynodwyr unigryw (megis eich Rhif Yswiriant Gwladol)
• ffurflenni cais a sganiwyd a dyddiadau unrhyw lythyrau gohebu
• nodiadau am unrhyw amgylchiadau perthnasol rydych wedi dweud wrthym amdanynt
• manylion a chofnodion am y gwasanaeth rydych wedi'i dderbyn
• eich cyfeiriad blaenorol neu unrhyw gyfeiriad ailgyfeirio
• y preswylwyr eraill yn eich cartref
• os ydych dros 76 oed neu'n iau nag 16/17 oed
• os ydych wedi dewis peidio â chael eich cynnwys yn fersiwn agored y gofrestr

Ar gyfer beth y defnyddir yr wybodaeth?

Caiff eich cofnodion eu defnyddio i sicrhau ein bod yn darparu'r gwasanaethau y mae eu hangen arnoch. Byddwn, yn seiliedig ar eich cenedligrwydd, yn cynnwys eich enw ar y Gofrestr Etholwyr fel eich bod yn gallu dewis y ffordd rydych yn pleidleisio.

Dogfen gyhoeddus yw'r Y Gofrestr Etholiadol y gellir ei gweld drwy apwyntiad yn unig o dan amodau caeth.

Mae'n bwysig bod eich cofnodion yn gywir ac yn gyfoes gan y byddant yn helpu i sicrhau bod ein staff yn gallu rhoi'r help, y cyngor neu'r gefnogaeth y mae eu hangen arnoch.

Os nad ydych yn rhoi'r wybodaeth hon i ni, yna ni fydd dinasyddion cymwys yn gallu pleidleisio a gallwch fod yn torri'r gyfraith.

Am ba hyd?

Er mwyn darparu'r gwasanaeth hwn i chi, rydym yn dibynnu ar ein rhwymedigaeth gyfreithiol. Rhaid i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol a'r Swyddog Canlyniadau brosesu eich data personol o ran paratoi etholiadau a'u cynnal. Bydd eich manylion yn cael eu cadw a'u diweddaru'n unol â'n rhwymedigaethau cyfreithiol ac yn unol â chyfnodau cadw statudol.

Yr adegau pan fydd angen datgelu (rhannu) eich gwybodaeth:

• I argraffwyr dan gytundeb i argraffu eich cardiau pleidleisio, pecynnau post a deunydd etholiadol arall
• Ar gyfer pleidiau gwleidyddol cofrestredig, cynrychiolwyr a etholwyd, ymgeiswyr, asiantiaid a chyfranogwyr eraill a ganiateir sy'n gallu ei defnyddio at ddibenion etholiadol yn unig
• Asiantaethau cyfeirio credyd, y Llyfrgell Brydeinig, Awdurdod Ystadegau'r DU, y Comisiwn Etholiadol a derbynyddion statudol eraill y Gofrestr Etholwyr
• Manylion a ydych wedi pleidleisio (ond nid pwy rydych wedi pleidleisio drosto) i'r rhai y mae ganddynt hawl yn ôl y gyfraith i'w derbyn ar ôl etholiad
• Pan fydd iechyd a diogelwch eraill mewn perygl,
• Pan fydd y gyfraith yn gofyn i ni drosglwyddo gwybodaeth dan amgylchiadau arbennig,
• Atal troseddau neu ganfod twyll fel rhan o'r Fenter Twyll Genedlaethol
• Idox, sy'n darparu ein system meddalwedd

Rhaid i unrhyw un sy'n derbyn gwybodaeth gennym ni ei chadw'n gyfrinachol yn ôl y gyfraith

Rhaid i ni yn ôl y gyfraith adrodd am rai mathau o wybodaeth i'r awdurdodau priodol - er enghraifft:

• pan fydd gorchymyn llys ffurfiol wedi'i roi.
• i asiantaethau gorfodi'r gyfraith er mwyn atal neu ganfod trosedd
• i'r Jury Central Summoning Bureau nodi'r bobl hynny sydd dros 76 oed ac nid ydynt yn gymwys ar gyfer gwasanaeth rheithgor mwyach

Sefydliadau Partner

Rheolir y broses o wirio nodweddion adnabod personol dinasyddion i sicrhau cymhwysedd i'w cynnwys yn y Gofrestr Etholwyr, a reolir gan Swyddfa'r Cabinet drwy'r Gwasanaeth Cofrestru Etholiadol Unigol Digidol.

Mae hyn yn cynnwys:

• Yr Adran Gwaith a Phensiynau sy'n defnyddio data a ddarperir i wirio hunaniaeth ymgeiswyr newydd
• Bydd Swyddfa'r Cabinet yn hysbysu hen awdurdod lleol pobl sydd wedi symud ardal

Bydd yr wybodaeth yn cael ei phrosesu yn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd ac ni fydd yn cael ei rhannu â derbynyddion tramor. Os yw eich manylion yn Y Gofrestr Etholiadol, gall eich enw a'ch cyfeiriad gael eu gwerthu i drydydd partïon a all eu defnyddio at unrhyw ddiben. Gallwch ddewis peidio â chael eich cynnwys yn y fersiwn hon ar unrhyw adeg a chewch y cyfle'n flynyddol fel rhan o ganfasio'r holl aelwydydd.

A ga i weld fy nghofnodion?

Mae Deddf Diogelu Data 2018 yn eich galluogi i ganfod yr wybodaeth a gedwir amdanoch, ar bapur ac ar gofnodion cyfrifiadurol. Gelwir hyn yn 'hawl gwrthrych i weld yr wybodaeth' ac mae'n berthnasol i'ch cofnodion gyda'r Gwasanaethau Etholiadol ynghyd â'r holl gofnodion personol eraill.

Os hoffech weld copi o'ch cofnodion, dylech gysylltu â'r Swyddog Diogelu Data. Mae hawl gennych i gael copi o'ch cofnodion am ddim, o fewn mis.

Mewn rhai amgylchiadau gall mynediad i'ch cofnodion fod yn gyfyngedig, er enghraifft, os bydd y cofnodion rydych wedi gofyn amdanynt yn cynnwys gwybodaeth sy'n ymwneud â pherson arall. 

A oes gennyf hawliau eraill?

Mae Deddf Diogelu Data 2018 yn rhoi hawliau eraill i chi; os bydd gwall yn eich cofnodion, er enghraifft, mae gennych yr hawl i sicrhau ei fod yn cael ei gywiro neu ei ddileu.

Mae gennych yr hawl i beidio â chael eich cynnwys yn fersiwn agored y gofrestr, ar unrhyw adeg, a rhaid i ni eich tynnu o'r fersiwn hon a dweud wrth y derbynyddion statudol yn y diweddariad nesaf.

Mae gennych yr hawl i gael gwybod os ydym wedi gwneud camgymeriad wrth brosesu eich data a byddwn yn adrodd am doriadau i'r Comisiynydd.

Manylion hunaniaeth a chyswllt y cyngor 

Dyma'n cyfeiriad post: Dinas a Sir Abertawe, Canolfan Ddinesig, Abertawe SA1 3SN

Gallwch Cysylltwch â ni ar gyfer amrywiaeth o wasanaethau, neu drwy ffurflenni ar ein gwefan neu'n bersonol yn y Ganolfan Ddinesig.

Swyddog Diogelu Data'r cyngor sy'n ymdrin â sut caiff data ei drin, a gellir cysylltu ag ef yn data.protection@swansea.gov.uk neu anfon llythyr ato yn y cyfeiriad uchod.

Fel awdurdod cyhoeddus, rhaid i ni gydymffurfio â'r holl ddeddfwriaeth berthnasol sy'n ymwneud â thrin data. Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (SCG) yw'r awdurdod goruchwylio yn y Deyrnas Unedig a sefydlwyd i sicrhau bod eich hawliau data'n cael eu cynnal.

Gallwch hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (Yn agor ffenestr newydd)

Am wybodaeth bellach am sut y mae Cyngor Abertawe'n trin eich data personol a'ch hawliau dinesydd perthnasol, gweler yr hysbysiad preifatrwydd corfforaethol sydd ar gael yn y ddolen isod.