Termau a ddefnyddir yn y catalog archifau

Cyfeirnod

Mae cyfeirnod unigryw gan bob eitem mewn casgliad. Dylid defnyddio hwn wrth gyfeirio ato neu wrth ofyn amdano yn yr ystafell chwilio.

Ystent

Wrth ddisgrifio rhywbeth yn ein catalogau, dywedwn ar ba ffurf ydyw, i esbonio beth ydyw. Gelwir hyn yr 'ystent'. Ar gyfer casgliadau cyfan, fel arfer nodir sawl metr llinol neu giwbig ydyw ar y silff. Ar gyfer eitemau unigol, dangosir ai ffeil, tair cyfrol, dau bapur, ffotograff etc. sy'n cael ei ddefnyddio.

Lefel

Mae casgliadau archifol yn hierarchaidd, a dywedir bod pob cam o'r hierarchaeth yn 'lefel' wahanol. Mae ein catalog ar-lein yn nodi lefel pob disgrifiad. Rhown enw'r lefel yn y catalog i ddangos a yw'r disgrifiad yn gasgliad cyfan, yn rhan o gasgliad neu'n eitem sengl. Dyma'r lefelau sydd i'w cael yn ein catalogau:

1. Lefel fonds

Casgliad cyfan o archifau sy'n gysylltiedig â pherson neu sefydliad penodol yw fonds. Yn ein catalogau, mae'r rhain yn cynnwys disgrifiad mwy manwl gyda gwybodaeth am y corff a'u creodd. Mae hyn yn helpu i roi'r cofnodion mewn cyd-destun.

2. Lefel is-fonds 

Fel mae ei enw'n awgrymu, israniad o fonds (gweler uchod) yw is-fonds. Yn ymarferol, maent fel arfer yn cynnwys cofnodion cyngor rhanbarthol, neu gofnodion sy'n ymwneud â swyddogaeth neu rôl wahanol unigolyn. Nid yw pob casgliad wedi'i rannu'n is-fonds.

3. Lefel cyfres

Set o gofnodion o fewn casgliad sy'n debyg o ran ffurf neu swyddogaeth yw cyfres - er enghraifft, set o lyfrau cofnodion neu rents.

4. Lefel eitem

Rydym yn defnyddio'r term 'eitem' i olygu un gwrthrych mewn casgliad - er enghraifft, un gyfrol, papur neu fap. Gellir gweld cofnodion a ddisgrifir ar lefel eitem yn yr ystafell chwilio.