Arweiniad i ddigwyddiadau cymunedol diogel a llwyddiannus

Ysgrifennwyd yr arweiniad hwn i ddarparu cyngor sylfaenol i drefnwyr digwyddiadau ar ystyriaethau amrywiol y dylid eu cynnwys yn y broses o gynllunio digwyddiad.

Nid yw'r arweiniad hwn yn hollgynhwysol o bell ffordd ac ni fyddai'n ddigonol ar gyfer digwyddiadau mawr, fodd bynnag, dylai hwn eich helpu i gynllunio digwyddiad cymunedol sy'n ddiogel ac yn llwyddiannus.

Hyd yn oed gyda digwyddiadau bach dan do, rydych chi a'ch cyd-drefnwyr digwyddiadau'n gyfrifol yn gyfreithiol am iechyd a diogelwch eich staff, eich cynorthwywyr a'r cyhoedd. Mae hyn yn cynnwys digwyddiadau a drefnir gan grwpiau cymunedol a gwirfoddol.

Asesiad risg

Mae'n rhaid i chi gynnal 'asesiad risg' i nodi risgiau a pheryglon posib sy'n berthnasol i'r digwyddiad arfaethedig. Unwaith y nodir y risgiau a'r peryglon, mae'n rhaid i chi lunio mesurau rheoli a fydd naill ai'n cael gwared arnynt neu'n eu lleihau. Pan fyddwch yn ysgrifennu'ch asesiad risg, dylech chi roi sylw arbennig i risgiau tân a sefyllfaoedd meddygol posib, ynghyd â phob agwedd arall ar y digwyddiad arfaethedig.

Mae arweiniad yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch ar asesiadau risg (Yn agor ffenestr newydd) yn eich helpu i:

Nodi'r peryglon
Cofnodi'ch canfyddiadau a'u rhoi ar waith
Penderfynu pwy all gael ei niweidio a sut
Gwerthuso'r risgiau a phenderfynu ar ragofalon
Adolygu'ch asesiad a'i ddiweddaru os oes angen

There are templates at the bottom of this page to assist with completing a Risk Assessment, A Fire Risk assessment and a Temporary Water Supply Risk Assessment.

Cytundeb Indemniad

Gall perchnogion tir ofyn i chi lofnodi cytundeb indemniad. Diben cytundeb indemniad yw nodi atebolrwydd a dylai hwn ddiogelu perchennog y tir a threfnydd y digwyddiad, rhag esgeulustod y llall.

Yswiriant Atebolrwydd Cyhoeddus

Ni waeth a oes angen cytundeb indemniad neu beidio, bydd angen yswiriant atebolrwydd cyhoeddus arnoch er mwyn eich yswirio fel trefnydd digwyddiad, rhag ofn y bydd rhywun yn anafu ei hun neu bobl eraill yn eich digwyddiad. Awgrymir eich bod yn yswirio'ch digwyddiad am swm rhwng isafswm o £5 miliwn yr achos. Mewn rhai achosion, gall fod angen lefel uwch o yswiriant. Os nad oes gennych yr yswiriant hwn, gallai unrhyw hawliad gael ei wneud yn erbyn yr holl drefnwyr a'u cyllid preifat. Os ydych yn defnyddio contractwyr, sicrhewch fod ganddynt eu hyswiriant atebolrwydd cyhoeddus eu hunain.

Pryd dylwn i ddechrau cynllunio?

Dechreuwch drefnu'r digwyddiad cyn gynted â phosib, fel y gallwch gynnal eich asesiadau risg a chael cyngor arbenigol os bydd ei angen. Bydd angen cymaint o rybudd â phosib ar y Grŵp Ymgynghori ar Ddiogelwch i gynnwys eich digwyddiad yn ei raglen. Mae gan y Grŵp Ymgynghori ar Ddiogelwch ddiddordeb arbennig mewn digwyddiadau sy'n cynnwys mwy na 500 o bobl, digwyddiadau risg uchel a/neu ddigwyddiadau sy'n cynnig cau ffyrdd.

Ni waeth pa mor fach yw eich digwyddiad, mae gan y Grŵp Ymgynghori ar Ddiogelwch ddiddordeb mewn gwybod amdano. Cynhwysir yr holl ddigwyddiadau a gyflwynir ar restr y SAG CALendar; sy'n ei helpu i weld naill ai pryd y cynllunnir digwyddiad mawr neu oes bydd cyfres o ddigwyddiadau bach yn gwrthdaro.

Os ydych yn defnyddio unrhyw fasnachwyr yn eich digwyddiad, dylech chi gysylltu â Safonau Masnach i gael cyngor ynghylch a oes gan y masnachwyr ganiatâd i fasnachu mewn unrhyw ddigwyddiad yn ardal Cyngor Abertawe.

Os yw'r digwyddiad AM DDIM i'r cyhoedd, mae'n rhaid bod gan unrhyw fasnachwr ganiatâd cyfredol ar gyfer masnachu ar y stryd gan Gyngor Abertawe neu fod gan drefnydd y digwyddiad ganiatâd sy'n cynnwys yr holl fasnachwyr. Os NAD yw am ddim, yna, nid yw hyn yn berthnasol.

Gall y cyngor ddarparu rhestr o fasnachwyr sydd â chaniatâd ar gyfer masnachu ar y stryd ac y gellir eu defnyddio gan unrhyw drefnydd digwyddiadau.

Pwy fydd yn fy helpu i gynnal y digwyddiad?

Y peth gorau i'w wneud yw cael pwyllgor digwyddiadau, ni waeth pa mor anffurfiol yw'r digwyddiad.
Bydd angen rheolwr digwyddiad arnoch, a fydd â gofal cyffredinol am y digwyddiad.
Bydd angen swyddog diogelwch arnoch, sy'n gyfrifol am faterion diogelwch yn y digwyddiad.
Bydd angen digon o stiwardiaid arnoch i gadw trefn yn briodol yn y digwyddiad.

Ceir mwy o wybodaeth am reoli diogelwch ar wefan yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch (Yn agor ffenestr newydd).

Safle neu leoliad

Dylai'r safle neu'r lleoliad sydd wedi'i ddewis ar gyfer y digwyddiad fod yn ddigon mawr ar gyfer yr holl weithgareddau arfaethedig. Dylech chi fraslunio cynllun o'r safle, ar raddfa yn ddelfrydol, sy'n dangos lleoliadau pob un o'r gweithgareddau, yr atyniadau, yr isadeiledd, y tramwyfeydd a'r allanfeydd. Diweddarwch y cynllun hwn os caiff cynlluniau eu newid a sicrhewch fod copïau ar gael yn y digwyddiad.

Mae'n rhaid bod digon o allanfeydd i alluogi pawb i adael y safle neu'r lleoliad yn drefnus. Dylid nodi llwybrau'r mynedfeydd a'r allanfeydd i gerbydau brys. Mae'n rhaid i'r gwasanaethau brys gytuno ar y rhain gan ystyried maint a phwysau'r cerbydau.

Mae terfyn ar nifer y bobl y mae lleoliadau dan do a stadia'n gallu eu cynnwys yn ddiogel. Peidiwch byth â mynd dros y terfynau hyn ac mae'n bwysig eich bod yn ymgyfarwyddo â'r lleoliad a'i weithdrefnau argyfwng.

Wrth osod/dadosod y digwyddiad, dylech chi wneud yn siŵr bod unrhyw adeiladu a symudiadau cerbydau'n cael eu goruchwylio a bod rhwystrau yn eu lle rhwng y gweithgareddau hyn a'r cyhoedd.

Gwnewch yn siŵr bod gennych ganiatâd gan y perchennog i gynnal digwyddiad ar ei eiddo.

Cydraddoldeb a mynediad

Mae'n bwysig dileu unrhyw amodau, gweithdrefnau neu ymddygiad a all arwain at wahaniaethu, yn enwedig o ran nodweddion sy'n cael eu diffinio gan ddeddfwriaeth. Mae hyn yn cynnwys gwahaniaethu ar sail oedran, rhyw, hil, crefydd neu ddiffyg cred, tueddfryd rhywiol, y Gymraeg, anabledd, beichiogrwydd a mamolaeth a phriodas a phartneriaeth sifil.

O ran cynorthwyo pobl anabl mewn digwyddiadau, gall ychydig o fesurau syml wneud gwahaniaeth mawr. Mae print bras dynodedig, lleoedd parcio hygyrch, toiledau hygyrch, mannau gwylio, cymhorthion symudedd yn rhai yn unig o'r mesurau sy'n gallu helpu pobl anabl mewn digwyddiadau.

Trwyddedu

Bydd angen trwydded os caiff alcohol ei werthu neu os darperir adloniant gan gynnwys cerddoriaeth fyw neu gerddoriaeth wedi'i recordio, neu os gwerthir bwyd neu ddiod boeth rhwng 23:00 a 05:00. Bydd angen i fangreoedd sydd am werthu alcohol neu ddarparu adloniant gyflwyno cais am drwydded mangre neu hysbysiad o ddigwyddiad dros dro, gan ddibynnu ar nifer y bobl a fydd yn bresennol.

Ceir mwy o wybodaeth am gyflwyno cais am drwydded ar dudalennau Trwyddedu'r wefan hon.

Masnachu ar y Stryd

Bydd angen hawlen arnoch i ddosbarthu taflenni etc. Os bydd masnachu ar y stryd, bydd yn rhaid i naill ai'r masnachwr neu drefnydd y digwyddiad gyflwyno cais am drwydded masnachu ar y stryd.

O dan Ddeddf Llywodraeth Leol (Darpariaethau Amrywiol) 1982, Atodlen 4 - Masnachu ar y Stryd, mae masnachu ar y stryd yn golygu gwerthu, neu ddangos neu gynnig unrhyw eitem (gan gynnwys rhywbeth byw) i'w werthu ar stryd. Yn Ninas a Sir Abertawe, mae'r holl strydoedd, boed ar dir cyhoeddus neu breifat, yn 'strydoedd caniatâd' sy'n golygu felly fod angen caniatâd masnachu ar y stryd i fasnachu arnynt.

Deddf Gorllewin Morgannwg

Deddfwriaeth leol yw Deddf Gorllewin Morgannwg a'i diben yw gwirio diogelwch adeileddau dros dro'n annibynnol. Ffoniwch yr adran Tai ac Iechyd y Cyhoedd ar 01792 635600 i gael mwy o wybodaeth.

Cynllunio ar gyfer argyfwng

Unwaith y bydd eich asesiad risg ar waith, meddyliwch am yr hyn a allai fynd o'i le ar y diwrnod a lluniwch gynllun wrth gefn i ymdrin â phob argyfwng neu sefyllfa sydd wedi'i nodi. Dylech feddwl am y canlynol a nodi'r atebion mewn datganiad clir;

Pa gamau gweithredu a gymerir mewn argyfwng?
Pwy fydd yn gweithredu?
Sut byddwch yn rhoi gwybod i'r bobl gywir am yr hyn sy'n digwydd?
Ar ba gam o ddigwyddiad fydd y Swyddog Diogelwch yn trosglwyddo rheolaeth i'r gwasanaethau brys?

Os cynhelir y digwyddiad arfaethedig yn yr awyr agored, fe'ch cynghorir i feddwl am leoliad dan do amgen os yn bosib rhag ofn y bydd tywydd eithafol.

Rhestr wirio digwyddiad

Fel trefnydd y digwyddiad, chi sy'n gyfrifol am bob agwedd ar y digwyddiad. Sicrhewch eich bod wedi ystyried y canlynol ac wedi cynllunio ar eu cyfer:

Mynedfeydd ac allanfeydd cyhoeddus	Toiledau	Mynediad i bobl anabl
Lleoedd parcio	Man gwybodaeth	Annerch y cyhoedd
Mynediad i gerbydau brys	Plant sydd ar goll	Ffensys a rhwystrau
Llwyfannau ac adeileddau	Eiddo coll	Cau ffyrdd
Gosodiadau trydan	Bwyd poeth a barbeciwiau	Trin arian parod
Diffodd tân a chymorth cyntaf	Dŵr	Pyrotechneg
Stiwardiaid	Gwastraff ac ailgylchu	Diogelwch staff
Cyfathrebu	Diogelwch y gymuned	Diogelwch COVID

Cyngor pellach

Pan fyddwch yn cyflwyno hysbysiad o ddigwyddiad arfaethedig caiff y sefydliadau canlynol eu rhybuddio. Mae cyngor arbenigol ar gael gan y gwasanaethau a restrir isod.

Tîm Digwyddiadau Arbennig, Cyngor Abertawe

Special.events@abertawe.gov.uk

01792 635428