Strategaeth cyfranogiad ac ymgysylltu gwasanaeth tai 2024-2028

Os hoffech weld y strategaeth hon mewn fformat amgen, fel fersiwn hawdd ei darllen neu grynodeb, cysylltwch â'r Swyddog Cyfranogiad gan nodi'ch fformat a'ch iaith a ffefrir. 

Rhagair

1. Cyflwyniad
2. Beth yw cyfranodiad?
3. Beth yw ymgysylltu?
4. Nodau ac amcanion y strategaeth
5. Y cyd-destun cenedlaethol a lleol
6. Datblygu'r strategaeth 2023 - 2027
7. Cipolwg ar lwyddiannau
8. Pam cymryd rhan?
9. Yr hyn rydym yn ei gynnig nawr
10. Datblygiadau diweddar
11. Targedau
12. Cyflwyno
13. Cyllid ac adnoddau cyfranogiad tenantiaid i gefnogi'r strategaeth
14. Monitro'r strategaeth
15. Cyfleoedd cyfranogiad i bawb
16. Ymdrin â chwynion

Atodiad: Cynllun gweithredu i gefnogi'r strategaeth

Rhagair

Pennaeth Tai ac Iechyd y Cyhoedd

Mae'n bleser gennyf gyflwyno Strategaeth Cyfranogiad ac Ymgysylltu Gwasanaeth Tai Cyngor Abertawe ar gyfer 2024 - 2028, sy'n nodi sut rydym am ymgysylltu â thenantiaid a lesddeiliaid dros y pedair blynedd nesaf.

Mae'r strategaeth hon hefyd yn chwarae rhan wrth gyflawni nod ehangach o ddarparu cartrefi a gwasanaethau o ansawdd da sy'n cefnogi cymunedau ac yn helpu i ddiogelu ac amddiffyn pobl ac amgylchedd Abertawe.

Mae cyfleoedd ymgynghori wyneb yn wyneb wedi bod yn gyfyngedig dros y blynyddoedd diwethaf oherwydd pandemig COVID-19. Fodd bynnag, mae hyn wedi rhoi cyfle i ni ailfeddwl ein hymagwedd, annog cyfranogiad ehangach gan grwpiau heb gynrychiolaeth ddigonol a chynyddu nifer y ffyrdd y gall tenantiaid a lesddeiliaid gymryd rhan.

Carol Morgan, Pennaeth Tai ac Iechyd y Cyhoedd

Aelod y Cabinet dros Drawsnewid Gwasanaethau

Fel cyngor, rydym yn cydnabod pwysigrwydd gweithio mewn partneriaeth â thenantiaid a lesddeiliaid i wella gwasanaethau.

Dyma bumed Strategaeth Cyfranogiad ac Ymgysylltu Gwasanaeth Tai'r cyngor; cytunwyd ar amcanion y strategaeth hon gyda'r Grŵp Llywio Tenantiaid a hoffwn ddiolch i bawb sydd wedi cyfrannu at ei datblygu.  Rwy'n gobeithio y bydd yn annog mwy o denantiaid a lesddeiliaid i gymryd rhan.

Andrea Lewis, Aelod y Cabinet dros Drawsnewid Gwasanaethau (Dirprwy Arweinydd)

1. Cyflwyniad

Mae'r strategaeth hon yn nodi'r fframwaith ar gyfer cyfranogiad ac ymgysylltiad tenantiaid a lesddeiliaid dros y pedair blynedd nesaf.  Mae'r strategaeth a'r cynllun gweithredu sy'n cyd-fynd â hi yn adeiladu ar y dulliau cyfranogiad ac ymgysylltu presennol ac yn ceisio archwilio ffyrdd newydd o annog mwy o gyfranogiad.

2. Beth yw cyfranogiad?

Mae cyfranogiad yn ffordd i denantiaid a lesddeiliaid rannu syniadau a chydweithio â'u landlord.  Mae'n ffordd iddynt fod yn rhan o'r prosesau gwneud penderfyniadau sy'n effeithio'n uniongyrchol ar y gwasanaethau y maent yn eu derbyn a'r cymunedau y maent yn byw ynddynt. Rydym am i gynifer o denantiaid a lesddeiliaid ddefnyddio'r cyfleoedd hyn i gymryd rhan a dweud eu dweud am yr hyn sy'n bwysig iddyn nhw.

3. Beth yw ymgysylltu?

Mae ymgysylltu yn gyfle i denantiaid a lesddeiliaid gymryd rhan a dweud eu dweud mewn sefyllfaoedd llai ffurfiol, fel sesiynau galw heibio. Ers pandemig COVID-19 bu newid yn y ffordd mae pobl wedi bod yn cael dweud eu dweud ac mae pobl wedi bod yn defnyddio gwahanol ddulliau fel Facebook yn hytrach na'r cyfarfodydd traddodiadol. Cydnabyddir bod y dulliau hyn yr un mor bwysig â'r dulliau cyfranogiad traddodiadol.  Mae dull mwy hamddenol a hyblyg o ymgysylltu yn ceisio sicrhau bod pawb yn cael cyfle i gymryd rhan ynghylch materion sy'n bwysig iddyn nhw.

4. Nodau ac amcanion y strategaeth

Cytunodd Grŵp Llywio'r Tenantiaid ar y nodau a'r amcanion ar gyfer y Strategaeth Cyfranogiad yn 2009, a chyda'u cytundeb maent wedi aros yr un fath ers hynny wrth iddynt barhau i fod yn sail i'r hyn yr ydym yn ceisio'i gyflawni.

Y nodau a'r amcanion yw:

"Drwy weithio gyda'n gilydd byddwn yn anelu at hyrwyddo a datblygu cyfleoedd cyfranogiad i denantiaid a lesddeiliaid a gwella ansawdd a darpariaeth gwasanaethau rheoli tai."

• Amcan 1 - Cynyddu lefelau cyfranogiad
• Amcan 2 - Gwella gwasanaethau, cartrefi a stadau
• Amcan 3 - Gwella sgiliau a gwybodaeth tenantiaid
• Amcan 4 - Gwella cyfranogiad yn y gymuned ehangach

Bydd yr amcanion yn cael eu hadolygu eto yn 2027 yn unol ag adnewyddu'r strategaeth nesaf.

5. Y Cyd-destun cenedlaethol a lleol

Nid yw'r strategaeth hon yn sefyll ar ei phen ei hun ac mae'n chwarae rhan bwysig wrth gyflawni nifer o strategaethau eraill.

Mae Strategaeth Cyfranogiad ac Ymgysylltu'r Gwasanaeth Tai yn rhan o'r Strategaeth Tai Lleol sy'n nodi'r weledigaeth ar gyfer tai yn ardal Abertawe ac yn cydnabod pwysigrwydd hunaniaeth a chymuned.

Mae hefyd yn cyfrannu at y Strategaeth Rheoli Stadau, y mae ei nod yn cynnwys "... lle mae pobl yn teimlo eu bod nhw'n perthyn...", drwy roi cyfle i denantiaid drafod yr hyn sy'n bwysig iddyn nhw.

Mae hefyd rai darnau allweddol o ddeddfwriaeth sy'n helpu i lunio'r strategaeth fel y nodir isod:

5.1 Deddf Rhentu Cartrefi (Cymru) 2016

Deddf Rhentu Cartrefi (Cymru) 2016 (y Ddeddf) yw'r newid mwyaf i gyfraith tai yng Nghymru ers degawdau. O 1 Rhagfyr 2022, trawsnewidiodd y Ddeddf y ffordd y mae pob landlord (cymdeithasol a phreifat) yng Nghymru yn rhentu ei eiddo, a'r bwriad yw gwella'r ffordd y caiff cartrefi rhent yng Nghymru eu rheoli a'u byw ynddynt. Mae'r Ddeddf yn disodli'r darnau amrywiol a chymhleth o ddeddfwriaeth tai bresennol ag un fframwaith cyfreithiol.

Mae'r ddyletswydd i ymgynghori ar faterion sy'n effeithio ar denantiaid yn parhau fel yr oedd. Mae Deddf Tai 1985 a Deddf Rhentu Cartrefi (Cymru) 2016 ill dau yn nodi yr ymgynghorir â thenantiaid mewn perthynas â newidiadau arfaethedig i  arfer neu bolisi'r awdurdod lleol sy'n debygol o effeithio'n sylweddol ar denantiaid.

Mae'r strategaeth hon yn ffurfioli'r ddyletswydd i ymgynghori ond mae hefyd yn cyfleu ymrwymiad Cyngor Abertawe i roi cyfle i'r holl denantiaid a lesddeiliaid gael dweud eu dweud am yr hyn sy'n bwysig iddynt.

5.2 Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014

Mae Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014 wedi cyflwyno pum ffordd o weithio i nodi'r camau ar gyfer gwella lles pobl yng Nghymru ac i sicrhau cynaladwyedd, h.y.:

• Atal - Atal problemau rhag digwydd neu waethygu
• Tymor hir - Cydbwyso anghenion tymor byr ag anghenion tymor hir
• Integreiddio - Osgoi gwrthdaro â chyrff cyhoeddus eraill
• Cydweithio - Gweithio mewn partneriaeth ag eraill
• Cynnwys - Cynnwys pobl leol

5.3 Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015

Mae Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 yn ceisio gwella lles cymdeithasol, economaidd, amgylcheddol a diwylliannol Cymru. Mae'n gosod gofyniad ar awdurdodau lleol i feddwl mwy am y tymor hir, gweithio'n well gyda phobl a chymunedau a'i gilydd, ceisio atal problemau rhag digwydd a chymryd ymagwedd fwy cydgysylltiedig gan roi pwyslais ar gyfranogiad a grymuso cymunedau.  

Mae'r strategaeth hon yn ceisio cyflawni hyn yn erbyn y cefndir hwn; gan weithio ochr yn ochr â phreswylwyr a grymuso cymunedau i gael dweud eu dweud ar yr hyn sy'n bwysig iddyn nhw.

5.4 Blaenoriaethau corfforaethol

Mae Strategaeth Cyfranogiad ac Ymgysylltu'r Gwasanaeth Tai hefyd yn anelu at gyflawni nifer o flaenoriaethau corfforaethol y cyngor, yn benodol:

• Diogelu pobl rhag niwed, drwy sicrhau bod gan denantiaid a phreswylwyr lais diogel a'u bod yn cael eu clywed
• Mynd i'r afael â thlodi, drwy gynnig cyfleoedd i wella sgiliau a allai arwain at fwy o gyfleoedd

6. Datblygu Strategaeth Cyfranogiad ac Ymgysylltu 2024 - 2028

Cynhyrchwyd y Strategaeth Cyfranogiad gyntaf yn 2009 mewn ymgynghoriad â'r Grŵp Llywio Tenantiaid.  Mae'r nodau a'r amcanion wedi bod ar waith ers hynny gyda chynllun gweithredu ategol. Mae'r arolwg cyfranogiad tenantiaid a lesddeiliaid blynyddol yn dweud wrthym fod tenantiaid yn fodlon ar y cyfleoedd cyfranogiad sydd ar gael a sut maent am barhau i gymryd rhan yn y dyfodol.

Mae adborth gan y rheini sy'n mynd i gyfarfodydd yn gadarnhaol ac yn disgrifio'r buddion cymdeithasol a ddaw o gymryd rhan, ynghyd â'r lefelau uwch o wybodaeth am y gwasanaeth tai. Mae croeso i bawb sy'n byw mewn eiddo'r cyngor ddod i'r cyfarfodydd neu roi adborth mewn ffordd sy'n addas iddyn nhw.

Mae'r cynllun gweithredu wedi datblygu dros y blynyddoedd gydag anghenion a dyheadau newidiol ei ddefnyddwyr, fel cyflwyno dulliau ymgysylltu mwy anffurfiol.

7. Cipolwg ar lwyddiannau 

• Cynigir cyfleoedd i denantiaid gymryd rhan yng nghyfarfodydd y gwahanol grwpiau ledled y ddinas a oedd ar gael a rhoi eu barn drwy ddulliau mwy anffurfiol fel drwy lenwi arolygon neu dros y ffôn
• Mae ymgynghoriadau fel yr Arolwg Boddhad Tenantiaid a Lesddeiliaid (arolwg STAR) ac ymgynghoriad y Polisi Atgyweirio wedi rhoi cyfle i denantiaid a lesddeiliaid ddweud eu dweud ar faterion pwysig
• Gwahoddir tenantiaid a lesddeiliaid i ddigwyddiadau amrywiol, fel ddigwyddiadau ymgysylltu â'r gymuned dan arweiniad yr adran tai yn ogystal â digwyddiadau ymgysylltu amlasiantaethol â'r Heddlu, y Swyddfa Tai Ardal Leol, Partneriaeth Abertawe Mwy Diogel a gwasanaethau ac asiantaethau eraill fel y bo'n briodol
• Anogir pob tenant a lesddeiliad i gymryd rhan yn y Gystadleuaeth Arddio flynyddol
• Rhoddir cyfle i denantiaid fynd i gynhadledd y Gwasanaeth Cynghori Cyfranogiad Tenantiaid (TPAS) yn ogystal â chymryd rhan mewn cyfleoedd hyfforddiant
• Mae'r Swyddog Cyfranogiad yn mynd i sesiynau galw heibio ar stadau lleol
• Mae'r grŵp Tai ar Facebook yn parhau i ddenu aelodau newydd ac mae'n ffordd gadarnhaol o ddarparu gwybodaeth am bynciau y mae gan denantiaid ddiddordeb ynddynt, yn ogystal â darparu ffordd ychwanegol iddynt gysylltu â'r gwasanaeth

8. Pam cymryd rhan?

Mae Cyngor Abertawe yn cynnig amrywiaeth o gyfleoedd i ganiatáu lefelau amrywiol o gyfleoedd cyfranogiad ac ymgysylltu ar gyfer tenantiaid a lesddeiliaid: o fynd i gyfarfodydd i roi adborth dros y ffôn.

Pan mae'n gweithio'n dda, mae cyfranogiad yn darparu buddion clir i bawb, fel:

• Gwell darpariaeth gwasanaeth a gwell gwerth am arian
• Cyfleoedd i ddatblygu sgiliau newydd a gwell; er enghraifft, dysgu sut i gadeirio cyfarfod, cymryd cofnodion neu ddysgu am bwnc newydd gan Banel Ymgynghorol y Tenantiaid
• Gwell cyfathrebu rhwng staff tai a thenantiaid yn meithrin parch at ei gilydd a chyd-ddealltwriaeth
• Gwell cysylltiadau rhwng staff tai a thenantiaid
• Staff a thenantiaid tai yn fwy ymwybodol o safbwyntiau a chyfyngiadau sefydliadol ac ariannol ei gilydd
• Mwy o foddhad tenantiaid â'u cartref a'u cymdogaeth

Er mwyn ehangu cyfranogiad ac ymgysylltu, rydym yn bwriadu sicrhau bod sesiynau'n canolbwyntio ar bynciau sydd o ddiddordeb i denantiaid, fel darparu cefnogaeth a gwybodaeth ar gyfer yr argyfwng costau byw, gan gynnwys rheoli arian a dyledion, effeithlonrwydd ynni.

9. Yr hyn rydym yn ei gynnig nawr

Rydym yn cydnabod bod y ffordd y mae pobl am ymgysylltu wedi newid ers COVID-19 ac o ganlyniad mae cyfleoedd cyfranogiad ac ymgysylltu yn esblygu. Er ein bod yn parhau i gynnal y cyfarfodydd mwy ffurfiol a thraddodiadol, rydym am fod yn fwy hyblyg a galluogi pobl i deimlo y gallant roi eu barn drwy gymryd rhan fel a phryd y mae'n addas iddynt.

Mae'r strategaeth hon wedi'i hadnewyddu er mwyn galluogi hyn ac i godi proffil y gwahanol gyfleoedd ymgysylltu.  Mae bellach yn fwy hyblyg, yn gofyn am lai o ymrwymiad ac yn cynnig mwy o gyfleoedd.

Gallwch gymryd rhan mewn tair ffordd wahanol:

1. Grwpiau Cyfranogiad Tenantiaid ar draws y ddinas  - Mae'r grwpiau hyn yn rhai trawsbynciol.  Maent yn darparu cyfleoedd i ddysgu am faterion polisi a gwasanaethau sy'n effeithio ar bawb.
2. Digwyddiadau Ymgysylltu â'r Gymuned leol  - Mae'r digwyddiadau ymgysylltu hyn yn cael eu cynnal mewn ardaloedd lleol i fynd i'r afael â materion penodol fel tipio'n anghyfreithlon, sbwriel ac ymddygiad gwrthgymdeithasol. 
3. Cyfleoedd Cyfranogiad ac Ymgysylltu Ad Hoc - Gall tenantiaid roi barn a chael gwybod am y gwasanaeth tai drwy e-bost, dros y ffôn, drwy arolygon a thrwy'r  cylchgrawn i denantiaid, Tŷ Agored, yn ôl yr angen.

9.1 Grwpiau ledled y ddinas

Mae 6 grŵp ledled y ddinas sy'n cynrychioli gwasanaeth penodol. Gall tenantiaid ymuno â chynifer o'r grwpiau hyn ag y dymunant.  Mae'r grwpiau wedi'u nodi isod:

9.1.1 Panel Ymgynghorol y Tenantiaid

Mae'r panel hwn yn ystyried ystod eang o faterion sy'n effeithio ar denantiaid ar lefel dinas a sir gyfan. Mae'r panel hefyd yn cael ei ddefnyddio fel 'bwrdd seinio' gydag uwch-staff tai.   Mae tenantiaid yn dod yn fwy ymwybodol o amrywiaeth o bynciau tai ac iechyd a lles ac mae ganddynt ymdeimlad gwell o les a hyder.

9.1.2 Cynrychiolwyr Byw'n Annibynnol (Cynrychiolwyr Tai Lloches yn flaenorol)

Mae'r grŵp hwn yn edrych ar yr holl faterion sy'n ymwneud â'r Gwasanaeth Byw'n Annibynnol ac mae'r Rheolwr Gwasanaethau Byw'n Annibynnol yn bresennol.  Mae tenantiaid yn derbyn diweddariadau am y Gwasanaeth Byw'n Annibynnol, yn ymweld â chynlluniau eraill lle cynhelir cyfarfodydd ac yn chwrdd â'r tenantiaid o gynlluniau eraill.

9.1.3 Panel Rheoli Stadau

Mae'r grŵp hwn yn edrych ar yr holl faterion sy'n ymwneud â stadau tai. Mae Rheolwr Tai Ardal, Rheolwr y Tîm Ymddygiad Gwrthgymdeithasol a Rheolwr Gwasanaethau Rheoli Cymdogaeth a Stadau yn bresennol yn y grŵp.  Gall tenantiaid godi pryderon am faterion sy'n ymwneud â'u cartrefi a'u stadau, rhannu gwybodaeth â thenantiaid eraill i wella lefel y gwasanaeth a dderbyniwyd.

9.1.4 Grŵp Adeiladau ac Atgyweiriadau

Mae'r grŵp hwn yn canolbwyntio ar foddhad cwsmeriaid o ran y gwasanaeth atgyweiriadau tai a materion sy'n effeithio ar denantiaid a'u heiddo, fel y rhaglen gyfalaf, diogelwch tân, hysbysfyrddau etc. Mae Uwch-swyddogion a chynrychiolwyr o'r Gwasanaethau Adeiladu yn rhan o'r grŵp.  Mae tenantiaid yn derbyn diweddariadau ar y Rhaglen Atgyweiriadau Cyfalaf, Safon Ansawdd Tai Cymru a'r rhaglen Datgarboneiddio. Mae tenantiaid hefyd yn gwella eu hyder a'u gwybodaeth am y Gwasanaeth Adeiladau ac Atgyweiriadau ac yn rhannu gwybodaeth â thenantiaid eraill.

9.1.5 Grŵp Llywio Tenantiaid

Mae'r grŵp hwn yn monitro cyflawni'r strategaeth a'r cynllun gweithredu hwn.  Mae tenantiaid yn dylanwadu ar y ffordd y mae cyfleoedd cyfranogiad yn cael eu darparu, yn dysgu sgiliau newydd ac yn cynyddu lefelau hyder.

9.1.6 Grŵp Adborth Tŷ Agored

Mae'r grŵp hwn yn asesu'n feirniadol bob cyhoeddiad o'r cylchgrawn tenantiaid ac yn trafod syniadau ac erthyglau ar gyfer argraffiadau yn y dyfodol.  Mae'r Uwch-swyddog Cyfathrebu a Gwasanaethau Cwsmeriaid yn rhan o'r grŵp.  Gall tenantiaid ddylanwadu ar ddyluniad, cynllun, lliwiau a chynnwys cylchgrawn Tŷ Agored a dysgu sgiliau newydd.

9.2 Digwyddiadau Ymgysylltu â'r Gymuned Leol 

Yn ogystal â grwpiau ledled y ddinas, anogir cyfranogiad lleol hefyd ac mae'n rhoi cyfle i breswylwyr gael dweud eu dweud ar faterion yn eu hardal leol. 

9.2.1 Grwpiau Tenantiaid a Phreswylwyr

Mae grwpiau tenantiaid a phreswylwyr yn mynd i'r afael â meysydd sy'n peri pryder mewn cymunedau lleol. Mae'r grwpiau'n gweithio gyda gwasanaethau a phartneriaid eraill gan gynnwys y Cydlynwyr Ardaloedd Lleol, yr Heddlu, Swyddfeydd Tai Ardal, Safonau Masnach ac adrannau eraill y cyngor.  Mae bod yn aelod o Grŵp Tenantiaid a Phreswylwyr yn rhoi mwy o ymdeimlad o falchder yn y gymuned leol ac yn rhoi cyfle i ddysgu sgiliau newydd fel bod yn Gadeirydd, yn Ysgrifennydd etc.

9.2.2 Digwyddiadau Cymunedol Lleol

Mae'r digwyddiadau hyn yn canolbwyntio ar faterion o ddiddordeb mewn cymunedau lleol. Gallai digwyddiad ymgysylltu nodweddiadol gynnwys cynrychiolwyr o'r gwasanaethau Tai, timau Gwastraff ac Ailgylchu, Cydlynwyr Ardaloedd Lleol, yr Heddlu, Safonau Masnach ac adrannau eraill y cyngor.

9.3 Cyfleoedd cyfranogiad ac ymgysylltu ad hoc

Gall preswylwyr roi barn a chael gwybod am y gwasanaeth tai drwy e-bost, dros y ffôn, drwy arolygon a thrwy'r cylchgrawn i denantiaid, Tŷ Agored, yn ôl yr angen.

9.3.1 Arolygon / holiaduron/ holiaduron ar-lein 

Drwy lenwi arolygon, holiaduron a holiaduron ar-lein, gall tenantiaid roi eu barn ar ystod o bynciau y gellir eu cwblhau ar adeg sy'n gyfleus i'r tenantiaid ac nid oes unrhyw gost i'r tenant oherwydd gellir dychwelyd ymatebion mewn amlen rhagdaledig neu ar-lein.

9.3.2 Ffôn

Gall tenantiaid roi eu barn i'r Swyddog Cyfranogiad dros y ffôn a rhoi adborth ar y materion sy'n bwysig iddynt ac nid oes angen iddynt adael eu cartref er mwyn gwneud hynny. Rhennir gwybodaeth yn breifat a gellir rhoi adborth ar adeg sy'n gyfleus i'r tenant. Gall y Swyddog Cyfranogiad hefyd ffonio'r tenant i leihau costau i'r tenantiaid.

9.3.3 E-bost

Gall tenantiaid roi eu barn i'r Swyddog Cyfranogiad drwy e-bost a rhoi adborth ar y materion sy'n bwysig iddynt ac nid oes angen iddynt adael eu cartref er mwyn gwneud hynny. Rhennir gwybodaeth yn breifat a gellir rhoi adborth ar adeg sy'n gyfleus i'r tenantiaid.

9.3.4 Cystadleuaeth arddio

Gall tenantiaid a lesddeiliaid ddylunio a chyflwyno eu gerddi i'w beirniadu ar gyfer amrywiaeth o gategorïau. Mae cyfranogwyr yn dysgu sgiliau newydd, yn arddangos eu gerddi ac yn cael mwy o ymdeimlad o falchder yn eu gardd a'u cymuned leol.

10. Datblygiadau diweddar 

Rydym am gynyddu cyfleoedd ymgysylltu i bob tenant a lesddeiliad gymryd rhan. Mae'r cyfleoedd newydd sydd ar gael yn cynnwys y canlynol:

10.1 Sesiynau galw heibio 

Mae gan denantiaid gyfle i siarad â'r Swyddog Cyfranogiad yn eu lleoliadau cymunedol lleol.

10.2 Swyddog Cyfranogiad yn mynd i Swyddfeydd Tai Ardal

Mae'r Swyddog Cyfranogiad yn mynd i'r Swyddfeydd Tai Ardal yn rheolaidd i gynyddu ymwybyddiaeth o gyfleoedd cyfranogiad ac ymgysylltu a chasglu adborth gan denantiaid am ba faterion sydd o bwys iddynt.

10.3 Ymgynghoriadau Cymunedol Lleol / Gwelliannau Tai 

Bydd staff yr adran tai yn ymgysylltu â chymunedau lleol wrth ddarparu rhaglenni gwella. 

10.4 Cyfarfodydd Microsoft Teams

Gall tenantiaid a lesddeiliaid gymryd rhan mewn cyfarfodydd ar-lein ac nid oes angen iddynt adael eu cartrefi.

10.5 Parhau i archwilio cyfleoedd pellach ar gyfer cyfranogiad ac ymgysylltu

Rydym bob amser yn chwilio am ffyrdd newydd o ddatblygu ffyrdd i denantiaid a lesddeiliaid ymgysylltu â ni a chymryd rhan mewn ymgynghoriad wrth i bethau newid/dechnoleg ddatblygu.

11. Targedau

Ein nod yw:

• Cynnal o leiaf 4 cyfarfod grŵp ar draws y ddinas bob blwyddyn ar bynciau sy'n cael eu dewis gan denantiaid a lesddeiliaid
• Darparu adborth ar gamau gweithredu o gyfarfodydd blaenorol fel y gall tenantiaid ddeall sut mae eu cyfranogiad wedi gwneud gwahaniaeth
• Cynnal 12 digwyddiad ymgysylltu cymunedol lleol y flwyddyn ar draws y ddinas ar faterion o ddiddordeb
• Sicrhau bod y broses o gymryd rhan mor hawdd â phosib
• Cynyddu nifer y tenantiaid sy'n defnyddio dulliau ymgysylltu digidol
• Sicrhau bod sesiynau galw heibio ar gael i denantiaid yn ôl yr angen

12. Cyflwyno

Mae'r atodiad atodedig yn nodi'r hyn y mae'r cyngor yn bwriadu ei gyflawni dros y pedair blynedd nesaf. Gweler y manylion isod:

• Amcan 1 - Cynyddu lefelau cyfranogiad
• Amcan 2 - Gwella gwasanaethau, cartrefi a stadau
• Amcan 3 - Cynyddu sgiliau a gwybodaeth tenantiaid
• Amcan 4 - Gwella cyfranogiad yn y gymuned ehangach

13. Cyllid ac adnoddau Cyfranogiad Tenantiaid i gefnogi'r strategaeth

Mae cyllideb flynyddol a ddefnyddir ar gyfer:

• Cefnogi grwpiau cyfranogiad
• Llogi lleoliad a lluniaeth ar gyfer cyfarfodydd a digwyddiadau etc.
• Ad-dalu costau teithio a chludiant i bobl â phroblemau symudedd
• Hyfforddiant a phresenoldeb mewn digwyddiadau tenantiaid
• Gweinyddiaeth gyffredinol fel llungopïo, llythyrau, taflenni, tâl postio etc.

Mae staff tai yn ymroddedig i ddarparu'r gwasanaeth gorau posib i denantiaid a lesddeiliaid ac maent yn rhoi o'u hamser yn rheolaidd i gyfleoedd cyfranogiad.  Mae yna hefyd Swyddog Cyfranogiad penodedig sy'n gyfrifol am hyrwyddo cyfranogiad drwy gynnig cefnogaeth ac arweiniad.

14. Monitro'r strategaeth

Rhoddir adborth i denantiaid ar gynnydd wrth roi'r strategaeth ar waith mewn cyfarfodydd grŵp, drwy gylchgrawn Tŷ Agored, y grŵp Tai ar Facebook a'r tudalennau gwe Tai ar wefan y cyngor. Bydd staff yn cael y newyddion diweddaraf drwy gyfarfodydd tîm a thudalennau gwe staff.

Bydd y Grŵp Llywio Tenantiaid yn derbyn adroddiad diweddaru blynyddol ar y cynllun gweithredu i fesur ei gynnydd. Mae hyn yn sicrhau bod datblygiadau yn y dyfodol neu welliannau mewn cyfranogiad tenantiaid yn parhau i fod yn flaenoriaeth allweddol ar gyfer y gwasanaeth. Mae uwch-reolwyr hefyd yn cymryd rhan uniongyrchol mewn cyfarfodydd grwpiau.

15. Cyfleoedd cyfranogiad i bawb

Mae'r Gwasanaeth Tai'n ymrwymedig i fynd i'r afael â materion cydraddoldeb ac amrywiaeth ac i gydymffurfio â deddfwriaeth ac arfer gorau. Bydd yn sicrhau, wrth gyflwyno gwasanaethau a gweithgareddau cyfranogiad, ei fod yn gynhwysol ac yn gynrychioliadol.

Os hoffai tenantiaid gymryd mwy o ran mewn grwpiau neu ddigwyddiadau ond eu bod yn teimlo nad yw cyfranogiad yn addas iddynt, gofynnwn iddynt gysylltu â ni a siarad â ni. Gallwn drefnu sesiynau sy'n addas i blant neu newid amseroedd a lleoliadau'r cyfarfodydd.

Hyd yn hyn, rydym wedi cyflwyno'r canlynol ond rydym bob amser yn chwilio am gyfleoedd i wneud mwy:

15.1 Defnyddio lleoliadau hygyrch

Mae lleoliadau'r cyfarfodydd wedi'u trefnu'n ganolog, mae lifftiau a mynediad i gadeiriau olwyn, mae'r lleoliadau'n wastad ac yn cynnig toiledau i'r anabl, dolenni clyw a chysylltiadau trafnidiaeth gyhoeddus da.

15.2 Darparu gwybodaeth mewn amrywiaeth o fformatau

Darperir gwybodaeth mewn amrywiaeth o fformatau, gan gynnwys print bras, papur lliw gwahanol etc.

15.3 Trafnidiaeth

Darperir tacsis ar gyfer tenantiaid a lesddeiliaid sydd â phroblemau symudedd.

15.4 Ad-dalu treuliau

Mae tenantiaid a lesddeiliaid yn cael eu had-dalu am filltiredd, tocynnau parcio a bws wrth ddarparu derbynebau dilys.

15.5 Oedran

Nid oes terfyn oedran ar gymryd rhan. Os nad ydych yn gallu mynd i gyfarfodydd, gallwch roi eich barn dros y ffôn, drwy e-bost neu drwy lenwi holiaduron ac arolygon.

15.6 Y Gofrestr Ceisiadau Penodol

Ar gyfer tenantiaid sydd â cheisiadau penodol fel print bras, mae cylchgrawn Tŷ Agored yn cael ei anfon mewn fformat sy'n briodol ar eu cyfer.

Os oes gan denantiaid unrhyw resymau y credant y gallent eu hatal rhag cymryd rhan, gallant gysylltu â'r Swyddog Cyfranogiad a fydd yn gallu trafod atebion posib.

Mae'r Gwasanaeth Tai hefyd yn casglu gwybodaeth am gydraddoldeb drwy amrywiol ddulliau er mwyn helpu i lunio a theilwra gwasanaethau'r dyfodol i ddiwallu anghenion unigolion a chymunedau.

16. Ymdrin â chwynion tenantiaid

Mae'r cyngor yn cydnabod nad yw'r gwasanaeth a ddarperir yn bodloni'r cwsmer o bryd i'w gilydd. Yn y lle cyntaf, dylai cwsmeriaid siarad â rheolwr y gwasanaeth perthnasol lle cawsant broblem. Os na fydd hyn yn datrys y mater, mae gweithdrefn gwyno gorfforaethol ar gael, sy'n ceisio datrys cwynion ond sydd hefyd yn annog defnyddwyr gwasanaeth i ddarparu eu sylwadau a'u canmoliaeth. Mae hyn yn helpu i wella gwasanaethau a diwallu anghenion cwsmeriaid.

Atodiad A: Cynllun Gweithredu i gefnogi'r Strategaeth Cyfranogiad

Amcan 1 - Cynyddu lefelau cyfranogiad

Hoffai'r cyngor annog cynifer o bobl â phosib i gymryd rhan:

Cam gweithredu arfaethedig:

1A. Hyrwyddo cyfleoedd cyfranogiad drwy:

Hyrwyddo pob cyfle i gymryd rhan.
Beth rydym am ei gyflawni? Cyrraedd cynulleidfa ehangach o denantiaid a lesddeiliaid i helpu i sicrhau bod y rheini sy'n cymryd rhan yn cynrychioli'r cymunedau ehangach y maent yn byw ynddynt. 
Erbyn pryd? Parhaus

Cynyddu nifer yr aelodau yng ngrŵp Tai y cyngor ar Facebook. 
Beth rydym am ei gyflawni? Sicrhau bod pob tenant yn ymwybodol o gyfleoedd i gymryd rhan gan gynnwys cyfranogiad digidol. 
Erbyn pryd? Parhaus

1B. Casglu adborth tenantiaid o ran sut i wella cyfleoedd i gymryd rhan

Cynnal holiadur cyfranogiad tenantiaid drwy Tŷ Agored, Panel Ymgynghorol y Tenantiaid a chyfryngau cymdeithasol. 
Beth rydym am ei gyflawni? Defnyddir canfyddiadau'r arolwg i gynyddu a gwella ffyrdd o gymryd rhan. 
Erbyn pryd? Bob blwyddyn

1C. Rhoi adborth i denantiaid

Mae tenantiaid yn derbyn adborth am faterion y maent wedi'u codi. 
Beth rydym am ei gyflawni? Mae tenantiaid yn deall sut mae eu cyfranogiad wedi gwneud gwahaniaeth. 
Erbyn pryd? Parhaus

Amcan 2 - Gwella gwasanaethau, cartrefi a stadau

Mae'r cyngor yn cydnabod bod gan denantiaid rôl i'w chwarae wrth lywio dyfodol y Gwasanaeth Tai. Mae barn tenantiaid yn helpu i lywio gwelliannau parhaus a sicrhau y cyflwynir gwasanaethau'n effeithlon ac yn gost-effeithiol.

Cam gweithredu arfaethedig:

2A. Datblygu polisïau, strategaethau a newidiadau i wasanaethau newydd a phresennol

Ymgynghori â thenantiaid ar ddatblygu polisïau newydd, newidiadau i wasanaethau er enghraifft: newidiadau mewn deddfwriaeth, Polisi Atgyweirio. 
Beth rydym am ei gyflawni? Ymgynghorir â thenantiaid a rhoddir cyfle iddynt gyfrannu at y strategaeth a'r polisi perthnasol. 
Erbyn pryd? Parhaus

2B. Ymgynghoriad ynghylch y Rhaglen Atgyweiriadau Cyfalaf a Cham 2 Safon Ansawdd Tai Cymru

Parhau i ddiweddaru tenantiaid yn rheolaidd. 
Beth rydym am ei gyflawni? Caiff tenantiaid eu hysbysu am y cynnydd tuag at gyflawni Safon Ansawdd Tai Cymru a chyflwyno'r Rhaglen Atgyweiriadau Cyfalaf (gwaith i gartrefi tenantiaid). Mae tenantiaid yn cael eu hysbysu ac yn cael diweddariadau rheolaidd am waith ar eu heiddo gan y Tîm Gwelliannau. 
Erbyn pryd? Parhaus

Amcan 3 - Gwella sgiliau a gwybodaeth tenantiaid

Mae'n bwysig bod tenantiaid yn cael cyfleoedd i gael mynediad at wybodaeth ar-lein ac mewn fformatau eraill fel bod ganddynt yr wybodaeth a'r sgiliau i gymryd rhan.

Cam gweithredu arfaethedig:

3A. Cyflwyno sesiynau ymwybyddiaeth ar gyfer Panel Ymgynghorol y Tenantiaid ar wasanaethau tai allweddol, diwygio lles a phynciau lles

Darparu sesiynau sy'n addysgiadol ac ar bynciau y gofynnir amdanynt gan denantiaid. 
Beth rydym am ei gyflawni? Mae tenantiaid yn cael gwybod am sesiynau gwybodaeth a gynhelir gan TPAS Cymru drwy Facebook a'r Panel Tenantiaid.  Hefyd, mae gwybodaeth ar gael drwy ddigwyddiadau cymunedol drwy'r Swyddfeydd Tai Ardal lleol. Mae tenantiaid a lesddeiliaid yn mynd i sesiynau iechyd a lles Panel Ymgynghorol y Tenantiaid. 
Erbyn pryd? Parhaus

3B. Cynorthwyo'r Tîm Rhenti, yr Uned Cefnogi Tenantiaid a chydweithwyr corfforaethol i hyrwyddo gwasanaethau cyflogadwyedd yn lleol.

Darparu gwybodaeth a chynyddu ymwybyddiaeth drwy grwpiau tenantiaid, y wefan a chyfryngau cymdeithasol. 
Beth rydym am ei gyflawni? Mae tenantiaid yn fwy ymwybodol o ba wasanaethau sydd ar gael iddynt. 
Erbyn pryd? Parhaus

3C. Darparu cefnogaeth a hyfforddiant i denantiaid sydd am gymryd rhan ar-lein neu'n ddigidol.

Rhoi'r cyngor a'r cymorth sydd eu hangen ar denantiaid i fynd ar-lein neu gymryd rhan drwy ddefnyddio tabled, ffôn. 
Beth rydym am ei gyflawni? Mae nifer cynyddol o denantiaid yn cymryd rhan ar-lein. 
Erbyn pryd? Parhaus

Amcan 4 - Gwella cyfranogiad yn y gymuned ehangach

Mae'r cyngor yn ymrwymedig i weithio gyda thenantiaid, preswylwyr a sefydliadau eraill sydd â nodau tebyg i'r Gwasanaeth Tai i gefnogi a gwella cymdogaethau.

Mae cyfranogiad tenantiaid effeithiol yn rhoi manteision ehangach gan ei fod yn helpu i feithrin ysbryd cymuned ac yn gwneud stadau'n lleoedd y mae pobl yn dymuno byw ynddynt.

Cam gweithredu arfaethedig:

4A. Cynyddu'r cyfleoedd ar gyfer cynnwys y gymuned 

Hyrwyddo cyfranogiad ar draws y gwasanaeth tai fel Swyddfeydd Tai Ardal a chyda gwasanaethau eraill o fewn y cyngor fel y Cydlynwyr Ardaloedd Lleol. 
Beth rydym am ei gyflawni? Ehangu ymwybyddiaeth a chyfleoedd am gyfranogiad cymunedol a digwyddiadau cymunedol lleol i helpu i sicrhau bod y rheini sy'n cymryd rhan yn cynrychioli'r cymunedau ehangach y maent yn byw ynddynt. 
Erbyn pryd? Parhaus

4B. Annog cyfranogiad grwpiau sydd heb gynrychiolaeth ddigonol, yn enwedig BAME, pobl ifanc a chymunedau gwledig

Parhau i weithio gyda Hwb Comisiynu'r Tîm Partneriaeth a Chyfranogaeth  i ymgynghori â grwpiau heb gynrychiolaeth ddigonol. Parhau i gynnal sesiynau tai i'w cyflwyno yn y "Sgwrs Fawr". 
Beth rydym am ei gyflawni? Cynyddu lefelau cyfranogiad ar gyfer cymunedau sydd heb gynrychiolaeth ddigonol. Casglu ac ystyried barn pobl ifanc ar faterion tai cyfredol er mwyn helpu i ddylanwadu ar welliannau i wasanaethau a chefnogi pobl ifanc. 
Erbyn pryd? Parhaus

4C. Parhau i gynyddu ymwybyddiaeth ymhlith staff o weithgareddau cynnwys tenantiaid

Sicrhau bod staff newydd yn ymwybodol o'u rôl wrth gynnwys y gymuned drwy'r wybodaeth a ddarperir pan fyddant yn dechrau ar eu rôl newydd a'i bod hefyd wedi'i hymgorffori yn rôl staff presennol o ddydd i ddydd. 
Beth rydym am ei gyflawni? Mae'r holl staff yn ymwybodol o'u cyfrifoldebau o ran cyfranogiad. 
Erbyn pryd? Parhaus

4CH. Chwalu'r rhwystrau i annog mwy o gyfranogiad o grwpiau sydd heb gynrychiolaeth ddigonol, gan gynnwys pobl ifanc, pobl â phlant etc.

Cynnig cyfleoedd i ganiatáu i'r grwpiau hyn o bobl gymryd rhan mewn modd ac amser sy'n addas iddynt drwy ddatblygu grwpiau newydd ar draws y ddinas a'r sir fel grŵp Rhieni Ifanc. 
Erbyn pryd? Parhaus